B2B-Kundenportal — wenn Geschäftskunden selbst nachsehen, bestellen und anfragen.

Was ist ein B2B-Kundenportal, und wofür braucht man es? Es ist ein geschützter Bereich im Web, in dem Geschäftskunden ihre Bestellungen, Rechnungen, Dokumente und Anfragen selbst einsehen und neue Aufträge aufgeben können — rund um die Uhr, ohne Anruf. Ein B2B-Kundenportal entlastet den Innendienst von Routinefragen und macht die Zusammenarbeit für Kunden einfacher. Für Großhändler, Hersteller und Dienstleister mit wiederkehrenden Kunden ist es oft der nächste logische Schritt nach dem CRM.

B2B-Shop und Kundenportal: der Unterschied

Ein B2B-Onlineshop ist auf das Bestellen ausgelegt: Katalog, Warenkorb, Kasse. Ein Kundenportal geht weiter. Es zeigt dem Kunden alles, was ihn mit Ihrem Unternehmen verbindet: laufende Projekte, offene Tickets, Rechnungen, Verträge, Dokumente.

In der Praxis wachsen beide zusammen. Ein Elektrogroßhändler bietet seinen Installateuren einen Shop mit individuellen Preisen, und daneben im selben Login die Lieferscheine, Rechnungen und Reklamationen. Entscheidend ist, dass Shop und Portal auf denselben Daten aufsetzen wie Ihr CRM und Ihre Warenwirtschaft.

Was ein B2B-Kundenportal können sollte

Bestellen mit Kundenkonditionen. Geschäftskunden erwarten ihre eigenen Preise, Rabatte und Zahlungsbedingungen — nicht den Listenpreis.

Bestellhistorie und Nachbestellung. Wer jeden Monat dieselben Verbrauchsmaterialien braucht, will die letzte Bestellung mit einem Klick wiederholen.

Rechnungen und Lieferscheine. Die Buchhaltung des Kunden sucht regelmäßig nach Belegen. Wenn sie diese selbst herunterladen kann, fallen viele Anrufe weg.

Dokumente. Datenblätter, Zertifikate, Montageanleitungen, Verträge — zentral und aktuell statt per Mail verschickt.

Anfragen und Tickets. Reklamationen, Serviceanfragen und Fragen zum Auftrag landen strukturiert bei Ihnen, mit Status, den der Kunde selbst verfolgen kann.

Benutzer und Rechte. Bei Geschäftskunden arbeiten mehrere Personen im Portal: Einkauf, Technik, Buchhaltung. Jede sollte nur sehen, was sie braucht.

Aufträge ohne Abtippen

Der größte Effizienzgewinn liegt darin, dass Bestellungen aus dem Portal nicht mehr erfasst werden müssen. Mit der Auftragserfassung per Webshop in 1Tool wird jede Online-Bestellung automatisch als Auftrag angelegt; Lieferschein und Rechnung entstehen daraus per Klick. Das 1Tool-Shopsystem lässt sich in Ihre bestehende Website einbinden oder direkt über 1Tool betreiben.

Das Portal als Teil der Kundenbeziehung

Ein Portal ist nicht nur ein Kostensenker. Es zeigt auch, was Kunden interessiert: welche Dokumente sie abrufen, welche Produkte sie ansehen, welche Fragen immer wieder kommen. Daraus ergeben sich Ansatzpunkte für den Vertrieb.

Das Kundenportal von 1Tool bietet Kunden ein persönliches Profil mit bisherigen Projekten, Tickets und Rechnungen, den Austausch von Dokumenten und einfache Kommunikation. Über Zugriffskontrollen und Nutzerrechte legen Sie fest, wer welche Unterlagen sehen und bearbeiten darf.

Wenn das ERP schon steht

Viele mittelständische Unternehmen haben ein etabliertes ERP, häufig SAP, Microsoft Dynamics oder eine Branchenlösung. Ein eigenes B2B-Portal auf Basis der ERP-Plattform ist möglich, aber meist aufwendig und teuer: Konzernlösungen für Commerce und Kundenportale sind für große Sortimente und viele Länder gebaut.

Eine schlankere Alternative: Das Portal läuft auf einem CRM, das mit dem ERP verbunden ist. Aufträge aus dem Portal gehen per Schnittstelle ins ERP, Lagerbestände und Rechnungen kommen zurück. Wie das mit SAP aussehen kann, beschreibt die SAP-Integration von 1Tool: Aufträge lassen sich direkt aus dem CRM in SAP erzeugen, Kunden- und Vertriebsdaten werden ausgetauscht.

So starten Sie mit einem Kundenportal

1. Mit den häufigsten Anfragen beginnen. Schauen Sie, wofür Kunden am meisten anrufen. Oft sind es Rechnungskopien, Lieferstatus und Dokumente.
2. Wenige Pilotkunden auswählen. Fünf bis zehn Kunden, die gerne digital arbeiten, geben schnell Rückmeldung.
3. Daten vorher bereinigen. Ein Portal zeigt Kunden ihre eigenen Daten. Falsche Adressen oder doppelte Kontakte fallen sofort auf.
4. Innendienst einbinden. Das Team muss Kunden aktiv ins Portal führen, statt weiter alles per Mail zu schicken.
5. Schrittweise erweitern. Erst Belege und Dokumente, dann Tickets, dann Bestellungen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Hersteller von Reinigungsmitteln beliefert Gastronomiebetriebe, Hotels und Hausverwaltungen. Der Innendienst verbringt einen großen Teil des Tages mit drei Fragen: Kann ich die Rechnung noch einmal bekommen? Wo bleibt die Lieferung? Gibt es das Sicherheitsdatenblatt aktuell?

Mit einem Kundenportal sehen die Kunden ihre Rechnungen, den Lieferstatus und die Datenblätter selbst. Nachbestellungen von Standardartikeln laufen über das Portal und kommen als fertiger Auftrag im System an. Der Innendienst hat dadurch Zeit für das, was er eigentlich tun soll: Kunden beraten und neue Produkte vorstellen. Wichtig war dabei, dass der Außendienst die Kunden beim nächsten Besuch persönlich ins Portal eingeführt hat — ein Brief mit Zugangsdaten allein hätte nicht gereicht.

Was ein Portal kostet — und was es spart

Die Kosten eines Kundenportals hängen davon ab, ob es auf einem bestehenden System aufsetzt oder neu gebaut wird. Ein Portal, das Teil Ihres CRM ist, braucht vor allem Einrichtung und Pflege der Inhalte. Ein individuell entwickeltes Portal mit eigener Schnittstelle zum ERP ist ein Projekt. Rechnen Sie dagegen, wie viel Zeit der Innendienst heute mit Rechnungskopien, Lieferauskünften und Dokumentenversand verbringt. Diese Rechnung fällt bei Unternehmen mit vielen Stammkunden meist deutlich zugunsten des Portals aus.

Häufige Fragen

Für welche Unternehmen lohnt sich ein B2B-Kundenportal?

Für alle, die regelmäßig mit denselben Geschäftskunden arbeiten und viele wiederkehrende Anfragen bekommen — Großhandel, Hersteller, IT-Dienstleister, Hausverwaltungen, Wartungsbetriebe.

Nutzen Geschäftskunden ein Portal überhaupt?

Ja, wenn es ihnen Arbeit abnimmt. Ein Portal, in dem nur Werbung steht, bleibt leer. Eines mit Rechnungen, Dokumenten und Bestellhistorie wird genutzt.

Ist ein Kundenportal datenschutzkonform?

Es muss sichere Anmeldung, verschlüsselte Übertragung und klare Rechte je Benutzer bieten. Dann ist es sogar sicherer als Rechnungen per unverschlüsselter Mail.

Brauche ich dafür ein neues ERP?

Nein. Ein Portal kann auf einem CRM laufen, das per Schnittstelle mit Ihrem bestehenden ERP verbunden ist.

Wenn Sie wissen möchten, wie ein Kundenportal für Ihre Geschäftskunden aussehen kann, sprechen Sie mit uns — wir zeigen es Ihnen an einem Beispiel aus Ihrer Branche.