CRM-Datenmigration — wie Sie Ihre Daten aus dem Altsystem mitnehmen.

Wie übernimmt man Daten aus einem alten System in ein neues CRM? Indem man zuerst entscheidet, was überhaupt mitkommen soll, die Daten dann bereinigt und erst danach importiert — in einer festen Reihenfolge, mit einem Probelauf. Eine CRM-Datenmigration ist wie ein Umzug: Wer alles ungesehen in Kartons packt, packt am neuen Ort dasselbe Durcheinander wieder aus.

Bestandsaufnahme: Wo liegen Ihre Daten heute?

In kaum einem Betrieb liegen alle Kundendaten in einem System. Typisch ist eine Mischung aus:

• einer alten CRM- oder Branchensoftware,
• Excel-Listen im Vertrieb,
• Kontakten in Outlook oder auf Smartphones,
• Kundenstammdaten in der Buchhaltung oder im ERP,
• Adresslisten aus dem Newsletter-Tool.

Schreiben Sie diese Quellen auf, und notieren Sie, wer sie pflegt und wie aktuell sie sind. Diese Liste ist die Grundlage für jede weitere Entscheidung — und oft schon die erste Überraschung.

Entscheiden, was mitkommt

Nicht alles, was das Altsystem enthält, gehört ins neue CRM. Gute Fragen dafür:

Wird der Datensatz noch gebraucht? Ein Interessent, mit dem seit acht Jahren niemand gesprochen hat, ist kein Kunde, sondern ein Datenschutzrisiko.

Ist die Information noch richtig? Ansprechpartner wechseln, Firmen ziehen um, Telefonnummern ändern sich.

Gibt es dafür im neuen System einen Platz? Felder, die im Altsystem nie jemand ausgefüllt hat, müssen nicht nachgebaut werden.

Für einen Großhändler kann es sinnvoll sein, aktive Kunden der letzten drei Jahre vollständig zu übernehmen, ältere nur als Firmenstamm ohne Verlauf und verlorene Interessenten gar nicht.

Daten bereinigen, bevor sie umziehen

Der aufwendigste Teil jeder Migration ist die Bereinigung. Sie lohnt sich trotzdem, denn nach dem Import ist sie mühsamer.

Dubletten. „Müller GmbH", „Müller Ges.m.b.H." und „Fa. Müller" sind oft dieselbe Firma. Gleichen Sie über Umsatzsteuer-ID, Adresse oder Domain der E-Mail-Adresse ab.

Einheitliche Formate. Telefonnummern mit Ländervorwahl, Länder als Code, Anreden und Titel in eigenen Feldern statt im Namen.

Firmen und Personen trennen. Viele Altsysteme kennen nur „Adressen". Ein modernes CRM unterscheidet Firma und Ansprechpartner. Diese Zuordnung muss vor dem Import stehen.

Pflichtfelder. Was im neuen System Pflicht ist, muss in den Quelldaten vorhanden sein — sonst bricht der Import ab oder legt leere Datensätze an.

Die richtige Reihenfolge beim Import

Daten hängen voneinander ab. Deshalb gilt eine feste Reihenfolge:

1. Stammdaten: Mitarbeitende, Produkte, Kategorien, Kontaktgruppen.
2. Firmen.
3. Personen, verknüpft mit ihren Firmen.
4. Verkaufschancen, Angebote, Aufträge, verknüpft mit Kontakten und Produkten.
5. Verlauf: Notizen, Mails, Anrufe, Dokumente.

Wer Angebote vor den Firmen importiert, erhält Angebote ohne Kunden. Behalten Sie dabei die alten Kundennummern als eigenes Feld — so lassen sich Belege aus dem Altsystem später noch zuordnen.

Probelauf, Abnahme, Stichtag

Importieren Sie zuerst in eine Testumgebung oder einen kleinen Ausschnitt. Lassen Sie dann zwei, drei Personen aus Vertrieb und Innendienst prüfen: Stimmen ihre zehn wichtigsten Kunden? Sind die offenen Angebote da? Finden sie den letzten Schriftverkehr?

Erst wenn das passt, legen Sie einen Stichtag fest. Ab diesem Tag wird im Altsystem nichts mehr erfasst, die letzte Übernahme läuft, und alle arbeiten im neuen CRM. Ein paralleler Betrieb über Wochen führt fast immer dazu, dass Daten in beiden Systemen auseinanderlaufen.

Schnittstellen statt Einmal-Import

Manche Systeme werden nicht abgelöst, sondern bleiben: die Buchhaltung, das ERP, der Webshop. Hier ist keine einmalige Migration gefragt, sondern eine dauerhafte Verbindung.

1Tool bietet dafür Schnittstellen zu gängigen Systemen wie BMD, RZL, Microsoft Navision oder SAP und eine offene API für eigene Anbindungen. Gerade bei Unternehmen, die mit SAP als ERP arbeiten, ist das oft die bessere Lösung als ein Komplettumstieg: Die Kundenstammdaten bleiben im ERP führend, Vertrieb und Service arbeiten im CRM, und eine SAP-Integration hält beide Seiten abgeglichen.

Für Produktdaten aus Lieferantenlisten gibt es in 1Tool zusätzlich einen KI-Assistenten, der Preislisten einliest und Artikel anlegt oder aktualisiert — praktisch, wenn der Artikelstamm im Altsystem ohnehin veraltet ist.

Häufige Fehler

• Migration als reine IT-Aufgabe behandeln, ohne die Menschen, die die Daten täglich nutzen.
• Alles übernehmen, „weil man es vielleicht noch braucht".
• Kein Feld für die alte Kundennummer.
• Kein fester Stichtag, sondern ein schleichender Übergang.
• Dokumente und Mailverläufe vergessen, bis der erste Kunde nach einem alten Angebot fragt.

Wer bei der Migration mitarbeiten sollte

Eine Datenmigration braucht drei Rollen. Eine Person, die die alten Daten kennt und weiß, welche Felder wofür verwendet wurden. Eine Person, die das neue System einrichtet und die Felder zuordnet. Und mindestens eine Person aus dem Tagesgeschäft, die prüft, ob das Ergebnis im Alltag brauchbar ist. In kleinen Betrieben sind das manchmal nur zwei Menschen, aber keine der drei Rollen sollte fehlen. Planen Sie für sie während der Migration ausdrücklich Zeit ein, statt die Arbeit nebenbei zu erwarten.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine CRM-Datenmigration?

Bei einem kleinen Betrieb mit einer Quelle oft wenige Tage, bei mehreren Altsystemen und vielen Jahren Verlauf einige Wochen. Den größten Teil der Zeit braucht die Bereinigung, nicht der Import.

Kann ich Excel-Listen direkt ins CRM importieren?

Ja, die meisten CRM-Systeme lesen CSV- oder Excel-Dateien ein. Bereinigen Sie die Listen vorher und ordnen Sie jede Spalte einem Feld im CRM zu.

Was mache ich mit alten E-Mails?

Wichtige Korrespondenz mit aktiven Kunden sollten Sie übernehmen oder zumindest archivieren. Für ältere Verläufe genügt oft ein Archiv, das im Bedarfsfall durchsucht werden kann.

Muss ich Daten vor der Migration löschen?

Daten, für die es keinen Zweck mehr gibt, sollten Sie nach DSGVO ohnehin löschen. Eine Migration ist dafür der beste Zeitpunkt.

Wenn Sie einen Umstieg planen, zeigen wir Ihnen gerne, wie die Kundenverwaltung in 1Tool Ihre Daten aufnimmt — melden Sie sich einfach bei uns.