Migracija podatkov CRM — kako podatke prenesete iz starega sistema.

Kako podatke iz starega sistema prenesemo v nov CRM? Tako, da najprej odločimo, kaj sploh prenesemo, nato podatke očistimo in jih šele potem uvozimo — v določenem vrstnem redu in s poskusnim zagonom. Migracija podatkov CRM je kot selitev: kdor vse nepregledano zloži v škatle, na novem mestu razpakira isto zmešnjavo.

Popis: kje so vaši podatki danes?

Skoraj nobeno podjetje nima vseh podatkov o strankah v enem sistemu. Značilna je mešanica:

• starega CRM ali panožne programske opreme,
• Excelovih seznamov v prodaji,
• stikov v Outlooku ali na pametnih telefonih,
• matičnih podatkov o strankah v računovodstvu ali ERP,
• seznamov naslovov iz orodja za e-novice.

Zapišite te vire in zabeležite, kdo jih vzdržuje in kako aktualni so. Ta seznam je osnova za vse nadaljnje odločitve — in pogosto že prvo presenečenje.

Odločite, kaj gre zraven

Ni vse, kar vsebuje stari sistem, za nov CRM. Dobra vprašanja za odločitev:

Ali zapis še potrebujemo? Interesent, s katerim osem let ni nihče govoril, ni stranka, temveč tveganje za varstvo podatkov.

Ali je podatek še pravilen? Kontaktne osebe se menjajo, podjetja se selijo, telefonske številke se spreminjajo.

Ali je zanj v novem sistemu prostor? Polj, ki jih v starem sistemu ni nihče izpolnjeval, ni treba poustvariti.

Za veletrgovca je lahko smiselno, da aktivne stranke zadnjih treh let prenese v celoti, starejše le kot matične podatke podjetja brez zgodovine, izgubljenih interesentov pa sploh ne.

Očistite podatke, preden se preselijo

Najzahtevnejši del vsake migracije je čiščenje. Kljub temu se splača, saj je po uvozu še bolj zamudno.

Dvojniki. »Novak d.o.o.«, »Novak, d. o. o.« in »Podjetje Novak« so pogosto isto podjetje. Primerjajte po identifikacijski številki za DDV, naslovu ali domeni e-poštnega naslova.

Enotni formati. Telefonske številke z mednarodno klicno kodo, države kot koda, nazivi in titule v lastnih poljih, ne v imenu.

Ločite podjetja in osebe. Mnogi stari sistemi poznajo samo »naslove«. Sodoben CRM loči podjetje in kontaktno osebo. Ta povezava mora biti urejena pred uvozom.

Obvezna polja. Kar je v novem sistemu obvezno, mora obstajati v izvornih podatkih — sicer se uvoz prekine ali ustvari prazne zapise.

Pravilni vrstni red uvoza

Podatki so med seboj odvisni. Zato velja določen vrstni red:

1. Matični podatki: sodelavci, izdelki, kategorije, kontaktne skupine.
2. Podjetja.
3. Osebe, povezane s svojimi podjetji.
4. Prodajne priložnosti, ponudbe, naročila, povezani s stiki in izdelki.
5. Zgodovina: zapiski, e-pošta, klici, dokumenti.

Kdor uvozi ponudbe pred podjetji, dobi ponudbe brez strank. Stare številke strank ohranite kot posebno polje — tako boste lahko pozneje še povezali dokumente iz starega sistema.

Poskusni zagon, prevzem, presečni dan

Najprej uvozite v testno okolje ali majhen izsek. Nato naj dva ali trije ljudje iz prodaje in notranje službe preverijo: ali se ujema njihovih deset najpomembnejših strank? Ali so odprte ponudbe tam? Ali najdejo zadnjo korespondenco?

Šele ko je vse v redu, določite presečni dan. Od tega dne se v starem sistemu nič več ne vnaša, opravi se zadnji prenos in vsi delajo v novem CRM. Vzporedno delovanje več tednov skoraj vedno pripelje do tega, da se podatki v obeh sistemih razidejo.

Vmesniki namesto enkratnega uvoza

Nekateri sistemi se ne zamenjajo, temveč ostanejo: računovodstvo, ERP, spletna trgovina. Tu ni potrebna enkratna migracija, temveč trajna povezava.

1Tool za to ponuja vmesnike do razširjenih sistemov, kot so BMD, RZL, Microsoft Navision ali SAP, in odprt API za lastne povezave. Prav pri podjetjih, ki uporabljajo SAP kot ERP, je to pogosto boljša rešitev od popolnega prehoda: matični podatki o strankah ostanejo vodilni v ERP, prodaja in podpora delata v CRM, integracija SAP pa skrbi za usklajenost obeh strani.

Za podatke o izdelkih iz cenikov dobaviteljev ima 1Tool dodatno asistenta z umetno inteligenco, ki prebere cenike ter ustvari ali posodobi artikle — praktično, kadar je šifrant artiklov v starem sistemu tako ali tako zastarel.

Kdo naj sodeluje pri migraciji

Migracija podatkov potrebuje tri vloge. Osebo, ki pozna stare podatke in ve, za kaj so se uporabljala posamezna polja. Osebo, ki nastavi nov sistem in poveže polja. In vsaj eno osebo iz vsakdanjega dela, ki preveri, ali je rezultat uporaben v praksi. V majhnih podjetjih sta to včasih le dva človeka, a nobena od treh vlog ne sme manjkati. Za njih med migracijo izrecno načrtujte čas, namesto da bi pričakovali delo mimogrede.

Pogoste napake

• Migracijo obravnavati kot zgolj nalogo IT, brez ljudi, ki podatke vsak dan uporabljajo.
• Prenesti vse, »ker bomo morda še potrebovali«.
• Ni polja za staro številko stranke.
• Ni določenega presečnega dne, temveč postopen prehod.
• Pozabiti na dokumente in e-poštne pogovore, dokler prva stranka ne vpraša po stari ponudbi.

Pogosta vprašanja

Koliko časa traja migracija podatkov CRM?

Pri majhnem podjetju z enim virom pogosto nekaj dni, pri več starih sistemih in mnogih letih zgodovine nekaj tednov. Največ časa vzame čiščenje, ne uvoz.

Ali lahko Excelove sezname uvozim neposredno v CRM?

Da, večina sistemov CRM prebere datoteke CSV ali Excel. Sezname pred tem očistite in vsak stolpec povežite s poljem v CRM.

Kaj naredim s staro e-pošto?

Pomembno korespondenco z aktivnimi strankami prenesite ali jo vsaj arhivirajte. Za starejšo zgodovino pogosto zadošča arhiv, po katerem je mogoče iskati, ko je treba.

Ali moram podatke pred migracijo izbrisati?

Podatke, za katere ni več namena, morate po GDPR tako ali tako izbrisati. Migracija je za to najboljši trenutek.

Če načrtujete prehod, vam z veseljem pokažemo, kako upravljanje strank v 1Tool sprejme vaše podatke — preprosto se oglasite pri nas.