Lead-to-Cash — Geld verdienen Sie erst, wenn die Rechnung bezahlt ist.

Lead to Cash beschreibt den gesamten Weg eines Geschäfts: von der ersten Anfrage über Angebot, Auftrag und Leistung bis zur Rechnung und zum Zahlungseingang. Wer diesen Weg durchgängig in einem System abbildet, muss Daten nicht mehrfach erfassen, sieht jederzeit den Stand jedes Vorgangs und erkennt, wo Aufträge oder Geld hängen bleiben. Für kleine und mittlere Betriebe ist das weniger eine Frage großer Software als eine Frage sauberer Übergaben.

Die Stationen von Lead to Cash

1. Anfrage und Lead

Eine Anfrage kommt über die Website, per Mail, per Telefon oder auf einer Messe. Der erste Schritt ist, sie überhaupt festzuhalten — und zwar dort, wo das ganze Team sie sieht. Das Lead-Management in 1Tool sammelt Leads aus E-Mail, Website-Formularen und direkter Eingabe zentral und erinnert automatisch an Wiedervorlagen.

2. Verkaufschance und Qualifizierung

Nicht jede Anfrage ist ein Geschäft. Ein kurzer Blick auf Bedarf, Budget und Zeitrahmen entscheidet, ob weitergearbeitet wird. Aus dem Lead wird eine Verkaufschance mit Phase, Wert und erwartetem Abschlussdatum.

3. Angebot

Das Angebot ist der Punkt, an dem die meisten Medienbrüche entstehen. Kundendaten werden aus dem CRM in eine Word-Vorlage kopiert, Artikel aus der Warenwirtschaft abgeschrieben, Preise aus einer Excel-Liste geholt. Jeder dieser Schritte kann einen Fehler erzeugen.

4. Auftrag

Sagt der Kunde zu, wird aus dem Angebot ein Auftrag. Im Idealfall mit einem Klick und ohne die Daten neu einzugeben. Im Angebotsmanagement von 1Tool wird das angenommene Angebot zum Auftrag, daraus der Lieferschein und später die Rechnung — die Verbindung bleibt erhalten, sodass zu jeder Rechnung das ursprüngliche Angebot auffindbar ist.

5. Leistung

Die Ware wird geliefert, die Montage erledigt, das Projekt umgesetzt. Hier fließen Arbeitszeiten, Material und Zusatzleistungen ein, die oft nicht im ursprünglichen Angebot standen. Wer sie nicht erfasst, verschenkt Geld.

6. Rechnung

Die Rechnung übernimmt Positionen und Preise aus Auftrag und Leistung. Je weniger hier händisch passiert, desto schneller geht sie hinaus — und eine Rechnung, die eine Woche früher verschickt wird, wird in der Regel auch früher bezahlt.

7. Zahlung und Mahnwesen

Der letzte Schritt wird oft vergessen: Ist das Geld da? Offene Posten müssen verfolgt, Zahlungserinnerungen verschickt werden. Das Rechnungsmodul von 1Tool enthält ein Mahnwesen, das Erinnerungen unter Berücksichtigung von Zahlungsbedingungen und Mahnstufe vorbereitet.

Wo im Mittelstand Geld verloren geht

Anfragen, die niemand bearbeitet. Eine Mail an die allgemeine Adresse, die jeder für erledigt hält. Ohne festen Eingang ins CRM verschwinden Anfragen einfach.

Angebote ohne Nachfassen. Das Angebot ist draußen, der Kunde meldet sich nicht, niemand ruft an. Ein Teil dieser Angebote wäre mit einem Anruf gewonnen worden.

Leistungen, die nicht verrechnet werden. Die zusätzliche Stunde auf der Baustelle, das Material aus dem Bus, die Fahrt am Samstag. Wenn Zeiten und Material nicht am Auftrag erfasst werden, landen sie nicht auf der Rechnung.

Rechnungen, die zu spät hinausgehen. Wenn die Rechnung erst geschrieben wird, wenn jemand im Büro Zeit hat, verlängert sich der Zahlungseingang um genau diese Zeit.

Offene Posten ohne Nachverfolgung. Wer nicht regelmäßig mahnt, finanziert seine Kunden.

Ein durchgängiger Ablauf an einem Beispiel

Ein Tischlereibetrieb erhält über das Website-Formular eine Anfrage für eine Einbauküche. Der Lead landet im CRM, die Verkäuferin vereinbart einen Termin für das Aufmaß. Vor Ort werden Fotos und Maße am Vorgang abgelegt. Im Büro entsteht das Angebot mit Artikeln aus dem Produktstamm. Der Kunde nimmt an, das Angebot wird zum Auftrag, die Werkstatt plant die Fertigung. Nach der Montage geht die Rechnung mit allen Positionen aus dem Auftrag hinaus, ergänzt um die zusätzlich angefallene Arbeitszeit. Bleibt die Zahlung aus, erinnert das System.

An keiner Stelle wird eine Adresse zweimal eingetippt, und zu jedem Zeitpunkt sieht die Geschäftsführung, wo der Vorgang steht.

Wenn das ERP schon vorhanden ist

Viele Betriebe haben bereits eine Warenwirtschaft oder Buchhaltung, die bleiben soll. Dann geht es um saubere Schnittstellen. Wer zum Beispiel Microsoft Dynamics NAV beziehungsweise Business Central nutzt, kann mit der Navision-Integration von 1Tool Kunden-, Auftrags- und Rechnungsdaten zwischen CRM und ERP austauschen. Aufträge und Rechnungen entstehen dann im CRM und werden im ERP weiterverarbeitet.

So verbessern Sie Ihren Lead-to-Cash-Prozess

1. Den Ist-Ablauf aufzeichnen. Welche Werkzeuge, welche Übergaben, wo wird abgetippt?
2. Die teuerste Lücke zuerst schließen. Meist ist das der Übergang vom Angebot zur Rechnung oder das fehlende Nachfassen.
3. Eine Nummer, ein Vorgang. Anfrage, Angebot, Auftrag und Rechnung sollten miteinander verknüpft sein.
4. Kennzahlen festlegen. Zeit von der Anfrage bis zum Angebot, Angebotsquote, Zeit von der Leistung bis zur Rechnung, durchschnittliche Zahlungsdauer.

Wer ist verantwortlich?

Lead to Cash zieht sich durch mehrere Abteilungen: Marketing, Vertrieb, Auftragsabwicklung, Technik, Buchhaltung. Genau deshalb fühlt sich oft niemand für den ganzen Weg zuständig. Jeder optimiert seinen Abschnitt, die Übergaben bleiben liegen.

In kleinen Betrieben übernimmt meist die Geschäftsführung diese Rolle, in mittleren lohnt sich eine benannte Person, die den Ablauf als Ganzes im Blick hat. Sie muss nicht jede Stufe selbst betreuen, aber sie sollte regelmäßig fragen: Wo bleiben Vorgänge hängen? Welche Übergabe hat zuletzt nicht funktioniert?

Ein einfaches Mittel dafür ist eine monatliche Liste der Vorgänge, die länger als üblich in einer Stufe stehen — Angebote ohne Reaktion, abgeschlossene Aufträge ohne Rechnung, Rechnungen über dem Zahlungsziel. Wer diese Liste regelmäßig durchgeht, findet die Schwachstellen im eigenen Ablauf schneller als mit jeder Prozessanalyse.

Häufige Fragen

Was bedeutet Lead to Cash?

Den gesamten Prozess von der ersten Kundenanfrage bis zum Zahlungseingang, einschließlich Angebot, Auftrag, Leistung und Rechnung.

Was ist der Unterschied zu Order to Cash?

Order to Cash beginnt erst mit dem Auftrag. Lead to Cash schließt Vertrieb und Angebotsphase mit ein.

Brauche ich dafür CRM und ERP?

Sie brauchen beide Funktionen, aber nicht zwingend zwei Systeme. Entscheidend ist, dass die Daten ohne Neuerfassung von einem Schritt zum nächsten fließen.

Welche Kennzahl ist die wichtigste?

Für viele Betriebe die Zeit zwischen erbrachter Leistung und versendeter Rechnung. Sie lässt sich am schnellsten verbessern und wirkt direkt auf die Liquidität.

Fazit

Lead to Cash ist keine Software, sondern ein Ablauf. Je weniger Brüche er hat, desto weniger Anfragen versanden, desto weniger Leistungen bleiben unverrechnet und desto schneller ist das Geld am Konto. Wie dieser Weg in einem System aussieht, zeigen wir Ihnen gern an einem Beispiel aus Ihrer Branche.