Lead to cash — zaslužite šele, ko je račun plačan.

Lead to cash opisuje celotno pot posla: od prvega povpraševanja prek ponudbe, naročila in storitve do računa in prejetega plačila. Kdor to pot neprekinjeno vodi v enem sistemu, mu podatkov ni treba vnašati večkrat, vedno vidi stanje vsakega primera in prepozna, kje se naročila ali denar zataknejo. Za mala in srednja podjetja to ni toliko vprašanje velike programske opreme kot vprašanje urejenih predaj.

Postaje poti lead to cash

1. Povpraševanje in potencialna stranka

Povpraševanje pride prek spletne strani, po e-pošti, po telefonu ali na sejmu. Prvi korak je, da ga sploh zabeležite — in sicer tam, kjer ga vidi vsa ekipa. Upravljanje potencialnih strank v 1Tool zbira potencialne stranke iz e-pošte, spletnih obrazcev in neposrednega vnosa na enem mestu in samodejno opominja na ponovne stike.

2. Prodajna priložnost in kvalifikacija

Vsako povpraševanje ni posel. Kratek pogled na potrebo, proračun in časovni okvir odloči, ali se dela nadaljuje. Iz potencialne stranke nastane prodajna priložnost s fazo, vrednostjo in pričakovanim datumom sklenitve.

3. Ponudba

Ponudba je točka, kjer nastane največ prekinitev. Podatki o stranki se iz CRM kopirajo v predlogo Word, artikli se prepišejo iz sistema za upravljanje blaga, cene se poiščejo v Excelu. Vsak od teh korakov lahko povzroči napako.

4. Naročilo

Ko stranka pritrdi, iz ponudbe nastane naročilo. Idealno z enim klikom in brez ponovnega vnosa podatkov. V upravljanju ponudb 1Tool sprejeta ponudba postane naročilo, iz njega dobavnica in pozneje račun — povezava ostane, tako da je za vsak račun mogoče najti prvotno ponudbo.

5. Storitev

Blago je dobavljeno, montaža opravljena, projekt izveden. Tu se vključijo delovni čas, material in dodatne storitve, ki pogosto niso bile v prvotni ponudbi. Kdor jih ne zabeleži, podarja denar.

6. Račun

Račun prevzame postavke in cene iz naročila in storitve. Manj ko se tu dela ročno, hitreje gre račun ven — in račun, poslan teden dni prej, je praviloma tudi prej plačan.

7. Plačilo in opomini

Zadnji korak se pogosto pozabi: je denar prispel? Odprte postavke je treba spremljati, opomine pošiljati. Modul računov 1Tool vsebuje opominjanje, ki opomnike pripravi ob upoštevanju plačilnih pogojev in stopnje opomina.

Kje mala in srednja podjetja izgubljajo denar

Povpraševanja, ki jih nihče ne obdela. Sporočilo na splošni naslov, za katerega vsak misli, da je urejeno. Brez stalnega vhoda v CRM povpraševanja preprosto izginejo.

Ponudbe brez ponovnega stika. Ponudba je zunaj, stranka se ne oglasi, nihče ne pokliče. Del teh ponudb bi bil dobljen z enim klicem.

Storitve, ki se ne zaračunajo. Dodatna ura na gradbišču, material iz kombija, vožnja v soboto. Če čas in material nista zabeležena pri naročilu, ne pristaneta na računu.

Računi, ki gredo ven prepozno. Če se račun napiše šele, ko ima nekdo v pisarni čas, se priliv podaljša prav za ta čas.

Odprte postavke brez spremljanja. Kdor redno ne opominja, financira svoje stranke.

Neprekinjen postopek na primeru

Mizarstvo prek obrazca na spletni strani prejme povpraševanje za vgradno kuhinjo. Potencialna stranka pristane v CRM, prodajalka dogovori termin za izmero. Na kraju samem se fotografije in mere shranijo k primeru. V pisarni nastane ponudba z artikli iz šifranta izdelkov. Stranka sprejme, ponudba postane naročilo, delavnica načrtuje izdelavo. Po montaži gre račun ven z vsemi postavkami iz naročila, dopolnjen z dodatno porabljenim delovnim časom. Če plačilo izostane, sistem opomni.

Nikjer naslov ni pretipkan dvakrat in v vsakem trenutku vodstvo vidi, kje je primer.

Ko ERP že obstaja

Mnoga podjetja že imajo sistem za upravljanje blaga ali računovodstvo, ki naj ostane. Takrat gre za urejene vmesnike. Kdor na primer uporablja Microsoft Dynamics NAV oziroma Business Central, lahko z integracijo Navision v 1Tool izmenjuje podatke o strankah, naročilih in računih med CRM in ERP. Naročila in računi nato nastanejo v CRM in se nadalje obdelajo v ERP.

Kako izboljšati svoj postopek lead to cash

1. Zarišite trenutni postopek. Katera orodja, katere predaje, kje se pretipkava?
2. Najprej zaprite najdražjo vrzel. Običajno je to prehod od ponudbe do računa ali manjkajoči ponovni stik.
3. Ena številka, en primer. Povpraševanje, ponudba, naročilo in račun naj bodo med seboj povezani.
4. Določite kazalnike. Čas od povpraševanja do ponudbe, delež sprejetih ponudb, čas od storitve do računa, povprečni čas plačila.

Kdo je odgovoren?

Lead to cash poteka skozi več oddelkov: trženje, prodajo, izvedbo naročil, tehniko, računovodstvo. Prav zato se pogosto nihče ne čuti odgovornega za celotno pot. Vsak optimizira svoj del, predaje pa obtičijo.

V majhnih podjetjih to vlogo običajno prevzame vodstvo, v srednjih se splača imenovana oseba, ki ima postopek pred očmi kot celoto. Ni ji treba skrbeti za vsako stopnjo sama, redno pa naj vpraša: kje primeri obtičijo? Katera predaja nazadnje ni delovala?

Preprosto sredstvo za to je mesečni seznam primerov, ki dlje kot običajno stojijo v neki stopnji — ponudbe brez odziva, zaključena naročila brez računa, računi po roku plačila. Kdor ta seznam redno pregleduje, najde šibke točke v lastnem postopku hitreje kot s katero koli analizo procesov.

Pogosta vprašanja

Kaj pomeni lead to cash?

Celoten postopek od prvega povpraševanja stranke do prejetega plačila, vključno s ponudbo, naročilom, storitvijo in računom.

Kakšna je razlika do order to cash?

Order to cash se začne šele z naročilom. Lead to cash vključuje tudi prodajo in fazo ponudbe.

Ali za to potrebujem CRM in ERP?

Potrebujete obe funkciji, ne pa nujno dveh sistemov. Odločilno je, da podatki brez ponovnega vnosa tečejo od enega koraka do naslednjega.

Kateri kazalnik je najpomembnejši?

Za mnoga podjetja čas med opravljeno storitvijo in poslanim računom. Najhitreje ga je mogoče izboljšati in neposredno vpliva na likvidnost.

Zaključek

Lead to cash ni programska oprema, temveč postopek. Manj ko ima prekinitev, manj povpraševanj potone, manj storitev ostane nezaračunanih in hitreje je denar na računu. Kako ta pot izgleda v enem sistemu, vam z veseljem pokažemo na primeru iz vaše panoge.