Sales Pipeline aufbauen und pflegen — so behalten Sie offene Geschäfte im Griff.

Eine Sales Pipeline ist die geordnete Übersicht aller offenen Verkaufschancen, gegliedert nach den Phasen Ihres Verkaufsprozesses — vom ersten Kontakt bis zur Zu- oder Absage. Sie beantwortet täglich drei Fragen: Was ist offen? Wo hakt es? Was muss heute passieren? Damit sie das leistet, braucht sie klare Phasen, ehrliche Daten und eine feste Routine.

Sales Pipeline und Sales Funnel — nicht dasselbe

Beide Begriffe werden oft vermischt. Der Funnel (Verkaufstrichter) beschreibt die Sicht des Käufers und zeigt, wie viele Interessenten von Stufe zu Stufe übrig bleiben. Die Pipeline ist die Sicht des Vertriebs: konkrete Geschäfte mit Wert, Ansprechpartner, Phase und nächstem Schritt. Der Funnel ist eine Statistik, die Pipeline eine Arbeitsliste.

Welche Phasen eine Pipeline braucht

Es gibt keine allgemein richtige Zahl von Phasen. Gut funktionieren in KMU meist fünf bis sieben. Entscheidend ist, dass jede Phase durch ein beobachtbares Ereignis abgeschlossen wird, nicht durch ein Gefühl.

Ein Beispiel für einen Tischlerbetrieb, der Einbaumöbel für Privat- und Gewerbekunden fertigt:

1. Anfrage eingegangen — Kontakt per Telefon, Formular oder Empfehlung, Name und Anliegen erfasst.
2. Bedarf geklärt — Erstgespräch geführt, Budgetrahmen und Zeitpunkt bekannt.
3. Aufmaß / Besichtigung — Termin vor Ort erledigt.
4. Angebot versendet — schriftliches Angebot beim Kunden.
5. Verhandlung — Rückfragen, Änderungen, zweite Angebotsversion.
6. Gewonnen oder Verloren — mit Grund.

Eine Werbeagentur hätte andere Schritte, etwa Briefing, Konzeptpräsentation und Freigabe. Ein Großhändler mit Rahmenverträgen wieder andere. Übernehmen Sie keine Vorlage, sondern Ihren tatsächlichen Ablauf.

Kriterien für den Phasenwechsel festlegen

Schreiben Sie zu jeder Phase einen Satz: „Ein Geschäft kommt in diese Phase, wenn …". Ohne diese Definition schiebt jede Person nach eigenem Ermessen, und die Pipeline wird unvergleichbar. Ein Angebot gilt erst als „versendet", wenn es tatsächlich beim Kunden ist — nicht, wenn es halb fertig im Entwurfsordner liegt.

Was zu jedem Eintrag gehört

Ein Geschäft in der Pipeline ist nur so nützlich wie die Angaben dazu. Mindestens:

• Kunde und Ansprechperson
• Erwarteter Wert — realistisch geschätzt, nicht der Wunschbetrag
• Erwarteter Abschlusszeitpunkt
• Nächster Schritt mit Datum — „Rückruf am Donnerstag wegen Materialwahl"
• Verantwortliche Person
• Quelle — Website, Empfehlung, Messe, Bestandskunde

Der wichtigste Punkt ist der nächste Schritt. Ein Geschäft ohne geplanten nächsten Schritt ist kein offenes Geschäft, sondern ein vergessenes.

Die Kennzahlen, auf die es ankommt

Für eine aussagekräftige Pipeline brauchen Sie keine zwanzig Kennzahlen. Vier reichen für den Anfang:

Anzahl und Wert offener Geschäfte je Phase. Zeigt, ob sich irgendwo ein Stau bildet.

Abschlussquote. Wie viele der Geschäfte, die eine bestimmte Phase erreichen, werden am Ende gewonnen? Messen Sie das an Ihren eigenen Daten über mehrere Monate.

Durchlaufzeit. Wie lange dauert es von der Anfrage bis zur Entscheidung? Geschäfte, die deutlich länger liegen als üblich, verdienen einen Blick.

Verlustgründe. Preis, Zeitpunkt, Mitbewerber, kein Bedarf mehr — wer die Gründe sauber erfasst, erkennt Muster.

Die Pipeline pflegen: eine wöchentliche Routine

Die beste Struktur verfällt, wenn sie niemand pflegt. Bewährt hat sich ein fester Termin, etwa Montag früh, 30 Minuten:

Alte Einträge prüfen. Alles, was seit mehr als zwei Wochen keine Aktivität hatte, wird angesehen: weiterverfolgen, Termin setzen oder ehrlich als verloren schließen.

Nächste Schritte kontrollieren. Hat jedes offene Geschäft einen datierten nächsten Schritt? Fehlende werden sofort ergänzt.

Werte und Termine aktualisieren. Wenn der Kunde den Auftrag auf das nächste Quartal verschiebt, gehört das in die Pipeline — nicht nur ins Gedächtnis.

Engpass besprechen. Wo liegen viele Geschäfte in einer Phase fest? Fehlt Kapazität für Besichtigungen, oder dauern Angebote zu lange?

Aufräumen ist kein Scheitern

Viele Teams lassen tote Geschäfte in der Pipeline stehen, weil das Schließen sich wie eine Niederlage anfühlt. Das Ergebnis ist eine aufgeblähte Pipeline, die mehr Umsatz verspricht, als je kommt. Eine kleinere, ehrliche Pipeline ist wertvoller als eine große, geschönte.

Die Pipeline im Team nutzen

Eine gepflegte Pipeline ist mehr als eine Liste für die Geschäftsführung. Sie hilft beim Planen: Liegen viele Geschäfte in der Phase „Aufmaß", braucht es in den nächsten Wochen Termine vor Ort. Stapeln sich Angebote in der Verhandlung, wird bald Kapazität in der Fertigung gebraucht. Wenn Vertrieb, Arbeitsvorbereitung und Geschäftsführung auf dieselbe Übersicht schauen, entfallen viele Rückfragen und Abstimmungsrunden.

Typische Fehler

• Zu viele Phasen. Zehn Stufen, von denen drei kaum jemand nutzt, erzeugen nur Klickarbeit.
• Pipeline als Kontrollinstrument. Wenn die Pipeline nur dazu dient, Mitarbeitende zu überwachen, wird sie geschönt. Sie sollte in erster Linie dem Vertrieb helfen.
• Keine Verlustgründe. Wer nur Gewinne dokumentiert, lernt nichts aus den Absagen.
• Pipeline außerhalb des Systems. Eine Liste auf dem Whiteboard und eine im Kopf — beide sind am Freitag veraltet.

Häufige Fragen

Wie viele Phasen sollte eine Sales Pipeline haben?

Für die meisten kleinen und mittleren Betriebe reichen fünf bis sieben Phasen. Wichtiger als die Zahl ist, dass jede Phase klar definiert ist und durch ein konkretes Ereignis abgeschlossen wird.

Wie oft sollte man die Pipeline pflegen?

Einträge laufend aktualisieren, sobald sich etwas ändert, und einmal pro Woche eine kurze Durchsicht im Team. So bleibt die Übersicht aktuell, ohne viel Zeit zu kosten.

Wann gilt ein Geschäft als verloren?

Wenn der Kunde absagt, sich nach mehreren Versuchen nicht mehr meldet oder der Bedarf weggefallen ist. Legen Sie eine Frist fest, etwa vier Wochen ohne Reaktion, und erfassen Sie den Grund.

Braucht man für eine Sales Pipeline ein CRM?

Für zwei oder drei Geschäfte genügt eine Liste. Sobald mehrere Personen verkaufen und Angebote, Aufgaben und Kontakte zusammenhängen, ist ein CRM deutlich verlässlicher.

Die Pipeline in 1Tool

Im Modul Verkaufschancen legen Sie Phasen, Quellen und Felder selbst an und bilden so Ihren eigenen Verkaufsprozess ab. Für die Vertriebssteuerung kommen Aufgaben mit Zuständigkeit und Erinnerungen dazu. Angebote laufen im Angebotsmanagement ebenfalls in Phasen — inklusive Auftrags-Board, auf dem Sie Karten in die nächste Spalte ziehen. Wiederkehrende Nachfass-Termine organisieren Sie über das Aufgabenmanagement.