Vertriebsplanung und Gebietsmanagement — Ziele, die Ihr Team auch erreichen kann.

Was gehört zu einer guten Vertriebsplanung? Ein realistisches Ziel, eine Aufteilung dieses Ziels auf Gebiete, Personen und Produkte, und ein Weg, den Fortschritt laufend zu sehen. Vertriebsplanung übersetzt den Umsatzwunsch der Geschäftsführung in Besuche, Angebote und Abschlüsse, die jemand konkret erledigen kann. Das Gebietsmanagement sorgt dafür, dass diese Arbeit fair und ohne Überschneidungen verteilt ist.

Vom Umsatzziel zur Wochenplanung

Die meisten Vertriebspläne enden bei einer Zahl: „Plus acht Prozent im nächsten Jahr." Damit kann im Außendienst niemand arbeiten. Brauchbar wird das Ziel erst, wenn Sie es herunterbrechen.

Woher kommt der Umsatz? Wie viel davon stammt aus Bestandskunden, wie viel aus Neukunden, wie viel aus neuen Produkten?

Wie viele Abschlüsse braucht es dafür? Bei einem durchschnittlichen Auftragswert und einer bekannten Abschlussquote lässt sich ausrechnen, wie viele Angebote nötig sind.

Wie viele Gespräche führen zu einem Angebot? Daraus ergibt sich die Zahl der Besuche oder Termine pro Woche.

Diese Rechnung funktioniert nur mit eigenen Zahlen. Ein CRM, in dem Verkaufschancen mit Phase, Quelle und Wert erfasst werden, liefert sie nach einigen Monaten ganz nebenbei.

Gebiete sinnvoll zuschneiden

Klassisch werden Vertriebsgebiete nach Postleitzahlen oder Bundesländern aufgeteilt. Das ist einfach, aber selten fair: Ein Bezirk in Wien und einer im Waldviertel sehen auf der Liste gleichwertig aus, haben aber nicht annähernd gleich viele Kunden.

Bessere Kriterien sind:

• Potenzial: Wie viele Zielkunden gibt es im Gebiet, und wie viel Umsatz ist realistisch?
• Arbeitslast: Wie viele Bestandskunden müssen regelmäßig betreut werden?
• Fahrzeit: Wie viele Termine schafft eine Person pro Tag, wenn sie 90 Minuten zum ersten Kunden fährt?
• Spezialisierung: Braucht eine Branche, etwa die Gastronomie oder Hausverwaltungen, einen eigenen Ansprechpartner quer über alle Regionen?

Eine Karte mit allen Kunden ist dabei das wichtigste Werkzeug. Die Kontaktlandkarte in 1Tool zeigt Kunden, Partner und Lieferanten anhand ihrer Adressen auf einer Karte. Sie sehen auf einen Blick, wo sich Kunden ballen und wo weiße Flecken sind.

Besuche planen statt kreuz und quer fahren

Für den Außendienst entscheidet die Tourenplanung, wie viel Zeit beim Kunden bleibt und wie viel im Auto. Wer seine Termine nach Umkreis plant, schafft mehr Besuche mit weniger Kilometern.

Mit der Besuchsplanung für den Außendienst lassen sich in 1Tool Kunden im Umkreis eines Termins oder entlang einer Route finden. Ein Beispiel aus dem Großhandel: Steht am Vormittag ein Termin in Graz, sieht der Außendienst auf der Karte, welche Bestandskunden in der Nähe liegen, und kann am Nachmittag zwei davon gleich mitnehmen.

Legen Sie dafür Besuchsrhythmen fest: A-Kunden monatlich, B-Kunden quartalsweise, C-Kunden einmal im Jahr oder telefonisch. Diese Einteilung macht die Planung messbar.

Ziele pro Person, Partner und Produkt

Ein Gesamtziel reicht nicht, wenn drei Personen im Vertrieb arbeiten und eine davon neue Gebiete aufbaut. Ziele sollten deshalb auf mehreren Ebenen stehen: pro Mitarbeiter, pro Vertriebspartner und, wo sinnvoll, pro Produktgruppe.

Im Verkaufschancen-Modul von 1Tool können Sie Verkaufsziele für Mitarbeitende, Vertriebspartner und einzelne Produkte festlegen und mit Umsatzberichten vergleichen. Phasen und Quellen der Pipeline passen Sie selbst an Ihren Vertriebsprozess an.

Den Plan unterjährig nachsteuern

Ein Plan, der im Jänner erstellt und im Dezember zum ersten Mal wieder angesehen wird, ist wertlos. Sinnvoll ist ein kurzer Monatsrückblick mit drei Fragen:

1. Wo stehen wir gegenüber dem Ziel?
2. Reicht die Pipeline, um die Lücke zu schließen?
3. Welche Gebiete oder Produkte laufen besser oder schlechter als erwartet?

Wer diese Fragen mit Daten aus dem CRM beantwortet statt aus dem Bauchgefühl, kann früh gegensteuern: Ressourcen umschichten, eine Aktion für ein schwaches Produkt starten, ein Gebiet neu zuschneiden. Wie das im Zusammenspiel aussieht, beschreibt 1Tool unter Vertriebssteuerung.

Konzernwerkzeug oder schlanke Lösung?

Große Konzernsysteme für Vertriebsplanung bieten Gebietsoptimierung, Quotenmodelle und Prognosen über viele Hierarchieebenen. Für einen Mittelständler mit fünf bis zwanzig Leuten im Vertrieb ist das meist mehr, als sinnvoll gepflegt werden kann. Wichtiger als ausgefeilte Algorithmen ist, dass die Daten im Alltag tatsächlich erfasst werden — und das gelingt mit einem System, das einfach zu bedienen ist.

Ein Beispiel: Großhandel mit drei Außendienstlern

Ein Sanitärgroßhändler in der Steiermark betreut rund 600 Installateure mit drei Außendienstmitarbeitern. Bisher war das Land nach Bezirken aufgeteilt. Auf der Kundenkarte zeigt sich: Einer hat fast die Hälfte der A-Kunden, ein anderer verbringt jeden zweiten Tag mehr Zeit im Auto als beim Kunden.

Die Neuaufteilung folgt drei Schritten. Zuerst werden alle Kunden nach Umsatz in A, B und C eingeteilt. Dann bekommt jede Gruppe einen Besuchsrhythmus. Zum Schluss werden die Gebiete so geschnitten, dass die Zahl der nötigen Besuche pro Person ungefähr gleich ist. Ergebnis ist kein perfekter Plan, aber einer, den alle drei als fair empfinden — und das ist die Voraussetzung dafür, dass er gelebt wird.

Innendienst und Außendienst gemeinsam planen

Vertriebsplanung betrifft nicht nur den Außendienst. Der Innendienst bereitet Angebote vor, fasst telefonisch nach und betreut kleinere Kunden, die keinen Besuch brauchen. Wer beide Seiten gemeinsam plant, vermeidet doppelte Kontakte und stellt sicher, dass auch C-Kunden regelmäßig angesprochen werden. Ein gemeinsamer Blick auf die Pipeline in der Wochenbesprechung genügt dafür oft schon.

Häufige Fragen

Wie oft sollte man die Vertriebsplanung anpassen?

Das Jahresziel bleibt meist stehen. Gebiete, Besuchsrhythmen und Schwerpunkte sollten Sie aber monatlich oder quartalsweise überprüfen.

Was ist der Unterschied zwischen Vertriebsplanung und Vertriebssteuerung?

Die Planung legt fest, was erreicht werden soll und wie. Die Steuerung verfolgt laufend, ob es gelingt, und greift ein, wenn nicht.

Wie teile ich Gebiete fair auf?

Nach Potenzial und Arbeitslast, nicht nur nach Fläche. Eine Kundenkarte zeigt schnell, ob die Aufteilung ausgewogen ist.

Brauche ich für die Vertriebsplanung ein CRM?

Für die erste Planung genügt eine Tabelle. Für die laufende Steuerung brauchen Sie aktuelle Daten zu Kunden, Besuchen und Angeboten — und die liefert ein CRM.

Wenn Sie Ihre Vertriebsplanung mit Karte, Zielen und Pipeline in einem System abbilden möchten, ist 1Tool ein guter Ausgangspunkt.