Vertriebsprozess in Phasen — damit jeder im Team weiß, was als Nächstes kommt.

Ein Vertriebsprozess beschreibt die festen Schritte, über die aus einem Erstkontakt ein Auftrag wird. Für die meisten KMU genügen sechs Phasen: Lead, Qualifizierung, Bedarfsanalyse, Angebot, Verhandlung und Abschluss. Entscheidend ist nicht die Zahl der Phasen, sondern dass für jede klar ist, wann eine Verkaufschance hineinkommt, was dort zu tun ist und wann sie weiterrückt.

Warum ein festgelegter Vertriebsprozess hilft

Ohne festen Ablauf entscheidet jede Verkäuferin selbst, wann sie nachfasst, wie viel sie vorab klärt und wann sie ein Angebot schickt. Das kann gut gehen, solange die Erfahrung groß und das Team klein ist. Spätestens bei Urlaub, Krankheit oder einem Wechsel zeigt sich das Problem: Niemand weiß, wo eine Chance steht.

Ein beschriebener Vertriebsprozess bringt drei Vorteile:

Übergaben funktionieren. Wer eine Chance übernimmt, sieht an der Phase, was schon geschehen ist.

Planung wird möglich. Wenn Sie wissen, wie viele Chancen aus einer Phase typischerweise weiterkommen, können Sie den Umsatz der nächsten Monate abschätzen.

Schwachstellen werden sichtbar. Bleiben viele Chancen in einer Phase hängen, liegt dort das Problem — nicht beim Vertrieb im Allgemeinen.

Die sechs Phasen im Überblick

1. Lead

Eine Person oder Firma hat Interesse gezeigt: über ein Formular, einen Anruf, eine Messe, eine Empfehlung. Noch ist nicht klar, ob ein echter Bedarf besteht. Wichtig in dieser Phase ist nur eines: Der Lead wird erfasst, mit Quelle und Datum, und jemand ist dafür zuständig. Ein zentrales Lead-Management, das Anfragen aus E-Mail und Website-Formularen sammelt, verhindert, dass Anfragen in Postfächern liegen bleiben.

2. Qualifizierung

Passt der Interessent zu Ihnen? Vier Fragen reichen meist: Gibt es einen konkreten Bedarf? Gibt es ein Budget, das zu Ihren Preisen passt? Wer entscheidet? Bis wann soll entschieden werden? Ein Bauunternehmen spart sich so Besichtigungen für Projekte, die erst in drei Jahren starten oder weit außerhalb des Einzugsgebiets liegen.

Austrittskriterium: Bedarf und Zeitrahmen sind bestätigt, die entscheidende Person ist bekannt.

3. Bedarfsanalyse

Jetzt geht es in die Tiefe: Was genau braucht der Kunde, welche Rahmenbedingungen gibt es, was ist ihm wichtig? Im Handwerk ist das der Vor-Ort-Termin, bei einer Agentur das Briefing-Gespräch, im Großhandel die Abstimmung von Mengen und Lieferrhythmus.

Austrittskriterium: Sie haben genug Informationen für ein passendes Angebot.

4. Angebot

Das Angebot fasst zusammen, was in der Bedarfsanalyse besprochen wurde. Je weniger Überraschungen darin stehen, desto besser. Ein Angebot, das direkt aus dem Kontakt entsteht und Positionen aus der Produktliste übernimmt, spart Zeit und vermeidet Tippfehler — so funktioniert das Angebotsmanagement in 1Tool, bei dem Sie später in der Übersicht sehen, ob ein Angebot verschickt und unterschrieben ist.

Austrittskriterium: Das Angebot ist beim Kunden und ein Termin für die Rückmeldung vereinbart.

5. Verhandlung

Rückfragen, Anpassungen, Einwände. Halten Sie jede Änderung fest und schicken Sie bei größeren Anpassungen ein neues Angebot statt einer E-Mail mit Korrekturen. So bleibt nachvollziehbar, was zuletzt vereinbart wurde.

6. Abschluss

Gewonnen oder verloren — beides wird festgehalten, bei Verlust mit Grund. Aus dem gewonnenen Angebot wird der Auftrag, aus dem Auftrag später die Rechnung, ohne dass Daten neu eingetippt werden.

Was jede Phase braucht

Eine Phase ist mehr als ein Name in einer Spalte. Damit der Vertriebsprozess trägt, gehören zu jeder Phase:

Eintrittskriterium: Was muss erfüllt sein, damit eine Chance hier landet?

Aufgaben: Was ist in dieser Phase zu tun, von wem, bis wann? Aufgaben, die Mitarbeitern zugewiesen werden und mit Status und Benachrichtigung versehen sind, sorgen dafür, dass der nächste Schritt nicht vergessen wird.

Austrittskriterium: Wann ist die Phase erledigt?

Höchstdauer: Wie lange darf eine Chance hier liegen, bevor jemand nachsieht?

Den Vertriebsprozess im CRM abbilden

Ein Prozess auf Papier ist ein guter Anfang. Gelebt wird er erst, wenn das Werkzeug ihn abbildet. In 1Tool legen Sie Phasen, Quellen und Felder für Ihre Verkaufschancen selbst fest und passen sie an Ihren Ablauf an — statt Ihren Ablauf an eine Standardvorlage anzupassen.

Beginnen Sie schlicht. Sechs Phasen, wenige Pflichtfelder, eine wöchentliche Durchsicht der offenen Chancen. Nach drei Monaten sehen Sie, welche Phase zu grob ist und welche überflüssig.

Typische Fehler

Zu viele Phasen. Zwölf Phasen klingen gründlich, werden aber nicht gepflegt. Fassen Sie zusammen, was in der Praxis ohnehin gemeinsam passiert.

Phasen aus Sicht des Verkäufers statt des Kunden. „Angebot geschrieben“ ist eine Tätigkeit, „Angebot liegt beim Kunden“ ein Zustand. Phasen sollten den Stand der Entscheidung beim Kunden beschreiben.

Verlorene Chancen werden gelöscht. Damit gehen die wertvollsten Informationen verloren. Markieren Sie sie als verloren und notieren Sie den Grund.

Der Prozess wird nur einmal beschrieben. Märkte, Produkte und Teams ändern sich. Ein Vertriebsprozess, der vor fünf Jahren gepasst hat, bildet heute vielleicht nicht mehr ab, wie Kunden tatsächlich kaufen. Nehmen Sie sich einmal im Jahr eine Stunde Zeit, um die Phasen mit dem Team durchzugehen.

Niemand schaut auf die Pipeline. Ein Prozess, der nur gepflegt, aber nie besprochen wird, verliert schnell an Verbindlichkeit. Eine kurze wöchentliche Runde über die offenen Chancen — welche hängen, welche brauchen Hilfe, welche sind eigentlich schon verloren — hält ihn lebendig. Für einen Betrieb mit drei oder vier Verkäufern reichen dafür zwanzig Minuten.

Häufige Fragen

Wie viele Phasen sollte ein Vertriebsprozess haben?

Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen fünf bis sieben. Weniger macht die Planung ungenau, mehr wird im Alltag nicht gepflegt.

Was ist der Unterschied zwischen Vertriebsprozess und Sales Pipeline?

Der Vertriebsprozess beschreibt die Schritte und Regeln. Die Sales Pipeline zeigt, wie viele Verkaufschancen sich gerade in welcher Phase befinden.

Muss der Vertriebsprozess für alle Produkte gleich sein?

Nein. Wenn sich Ablauf und Dauer stark unterscheiden — etwa Kleinaufträge und Großprojekte —, sind zwei Prozesse sinnvoller als ein Kompromiss.

Wie führe ich einen neuen Vertriebsprozess im Team ein?

Gemeinsam. Lassen Sie das Team die Phasen anhand echter Aufträge mitentwerfen, starten Sie mit einer einfachen Fassung und besprechen Sie nach einigen Wochen, was hakt.

Ein klarer Vertriebsprozess entlastet vor allem die Menschen, die verkaufen: Sie wissen, was als Nächstes kommt, und müssen nichts mehr im Kopf behalten. Mit 1Tool bilden Sie diesen Prozess von der Anfrage über das Angebot bis zur Rechnung in einem System ab.