Prodajni proces v fazah — da vsak v ekipi ve, kaj sledi.

Prodajni proces opisuje stalne korake, prek katerih iz prvega stika nastane naročilo. Za večino malih in srednjih podjetij zadostuje šest faz: potencialna stranka, kvalifikacija, analiza potreb, ponudba, pogajanja in zaključek. Odločilno ni število faz, temveč da je za vsako jasno, kdaj prodajna priložnost vstopi vanjo, kaj je tam treba narediti in kdaj se premakne naprej.

Zakaj določen prodajni proces pomaga

Brez stalnega poteka vsaka prodajalka sama odloča, kdaj bo poklicala nazaj, koliko bo razjasnila vnaprej in kdaj bo poslala ponudbo. To lahko deluje, dokler so izkušnje velike in ekipa majhna. Najpozneje ob dopustu, bolezni ali menjavi se pokaže težava: nihče ne ve, kje je priložnost.

Opisan prodajni proces prinaša tri prednosti:

Predaje delujejo. Kdor prevzame priložnost, po fazi vidi, kaj se je že zgodilo.

Načrtovanje postane mogoče. Če veste, koliko priložnosti iz posamezne faze običajno napreduje, lahko ocenite prihodek naslednjih mesecev.

Šibke točke postanejo vidne. Če veliko priložnosti obtiči v eni fazi, je težava tam — ne v prodaji na splošno.

Šest faz na kratko

1. Potencialna stranka

Oseba ali podjetje je pokazalo zanimanje: prek obrazca, klica, sejma, priporočila. Še ni jasno, ali obstaja resnična potreba. V tej fazi je pomembno le eno: potencialna stranka se zabeleži z virom in datumom, in nekdo je zanjo odgovoren. Osrednje upravljanje potencialnih strank, ki zbira povpraševanja iz e-pošte in spletnih obrazcev, prepreči, da bi povpraševanja obležala v nabiralnikih.

2. Kvalifikacija

Ali interesent ustreza vam? Običajno zadostujejo štiri vprašanja: Ali obstaja konkretna potreba? Ali obstaja proračun, ki ustreza vašim cenam? Kdo odloča? Do kdaj naj bo odločeno? Gradbeno podjetje si tako prihrani oglede za projekte, ki se začnejo šele čez tri leta ali so daleč zunaj območja delovanja.

Izstopno merilo: potreba in časovni okvir sta potrjena, odločevalec je znan.

3. Analiza potreb

Zdaj gre v globino: kaj točno stranka potrebuje, kakšni so okvirni pogoji, kaj ji je pomembno? V obrti je to ogled na terenu, v agenciji pogovor o izhodiščih, v veleprodaji usklajevanje količin in ritma dobav.

Izstopno merilo: imate dovolj informacij za ustrezno ponudbo.

4. Ponudba

Ponudba povzame, kar je bilo dogovorjeno v analizi potreb. Manj ko je v njej presenečenj, bolje je. Ponudba, ki nastane neposredno iz stika in postavke prevzame iz seznama izdelkov, prihrani čas in prepreči tipkarske napake — tako deluje upravljanje ponudb v 1Tool, kjer pozneje v pregledu vidite, ali je ponudba poslana in podpisana.

Izstopno merilo: ponudba je pri stranki in dogovorjen je termin povratne informacije.

5. Pogajanja

Vprašanja, prilagoditve, ugovori. Vsako spremembo zapišite in pri večjih prilagoditvah pošljite novo ponudbo namesto e-pošte s popravki. Tako ostane sledljivo, kaj je bilo nazadnje dogovorjeno.

6. Zaključek

Dobljeno ali izgubljeno — oboje se zapiše, pri izgubi z razlogom. Iz dobljene ponudbe nastane naročilo, iz naročila pozneje račun, ne da bi bilo treba podatke vnašati znova.

Kaj potrebuje vsaka faza

Faza je več kot ime v stolpcu. Da prodajni proces drži, k vsaki fazi sodijo:

Vstopno merilo: kaj mora biti izpolnjeno, da priložnost pristane tu?

Naloge: kaj je v tej fazi treba narediti, kdo, do kdaj? Naloge, ki so dodeljene sodelavcem ter opremljene s statusom in obvestili, poskrbijo, da naslednji korak ni pozabljen.

Izstopno merilo: kdaj je faza zaključena?

Najdaljše trajanje: kako dolgo sme priložnost ležati tu, preden jo nekdo pogleda?

Prodajni proces v CRM

Proces na papirju je dober začetek. Živ postane šele, ko ga orodje odraža. V 1Tool faze, vire in polja za prodajne priložnosti določite sami in jih prilagodite svojemu poteku — namesto da bi svoj potek prilagajali standardni predlogi.

Začnite preprosto. Šest faz, malo obveznih polj, tedenski pregled odprtih priložnosti. Po treh mesecih vidite, katera faza je pregroba in katera odveč.

Tipične napake

Preveč faz. Dvanajst faz se sliši temeljito, vendar se jih ne vzdržuje. Združite, kar se v praksi tako ali tako zgodi skupaj.

Faze z vidika prodajalca namesto stranke. »Ponudba napisana« je dejavnost, »ponudba je pri stranki« je stanje. Faze naj opisujejo stanje odločitve pri stranki.

Izgubljene priložnosti se brišejo. S tem se izgubijo najdragocenejše informacije. Označite jih kot izgubljene in zapišite razlog.

Proces je opisan le enkrat. Trgi, izdelki in ekipe se spreminjajo. Prodajni proces, ki je ustrezal pred petimi leti, danes morda ne odraža več, kako stranke dejansko kupujejo. Enkrat na leto si vzemite uro časa in faze z ekipo preglejte.

Nihče ne gleda lijaka. Proces, ki se le vzdržuje, a se o njem nikoli ne govori, hitro izgubi zavezujočnost. Kratek tedenski pregled odprtih priložnosti — katere so obtičale, katere potrebujejo pomoč, katere so pravzaprav že izgubljene — ga ohranja živega. Za podjetje s tremi ali štirimi prodajalci zadostuje dvajset minut.

Pogosta vprašanja

Koliko faz naj ima prodajni proces?

Za večino malih in srednjih podjetij pet do sedem. Manj naredi načrtovanje nenatančno, več se v vsakdanu ne vzdržuje.

Kakšna je razlika med prodajnim procesom in prodajnim lijakom?

Prodajni proces opisuje korake in pravila. Prodajni lijak kaže, koliko prodajnih priložnosti je trenutno v kateri fazi.

Ali mora biti prodajni proces za vse izdelke enak?

Ne. Če se potek in trajanje močno razlikujeta — na primer pri majhnih naročilih in velikih projektih —, sta dva procesa smiselnejša od kompromisa.

Kako uvedem nov prodajni proces v ekipi?

Skupaj. Pustite, da ekipa faze soustvari na podlagi resničnih naročil, začnite s preprosto različico in po nekaj tednih se pogovorite, kje se zatika.

Jasen prodajni proces razbremeni predvsem ljudi, ki prodajajo: vedo, kaj sledi, in si ničesar več ne rabijo zapomniti. Z 1Tool ta proces od povpraševanja prek ponudbe do računa prikažete v enem sistemu.