1Tool · Architektur
Ein System. Eine Datenbasis.
CRM, Angebote, Rechnungen, Projekte und Service in einer einzigen Anwendung — mit einer Datenbasis, einem Rechtesystem und einer Schnittstelle nach außen.
- Eine eigene Datenbank je Kunde
- Offene REST-Schnittstelle
- Betrieb in Europa
Der Aufbau
Wie 1Tool aufgebaut ist.
Jeder Zugang — Browser, Desktop, Handy, Außendienst, Kundenportal — spricht dieselbe Schnittstelle. Es gibt keinen zweiten Weg an den Daten vorbei.
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Datenbank je Kunde
Ihre Daten liegen nicht neben denen anderer Firmen.
Die meisten Anbieter verwalten alle Kunden in denselben Tabellen und trennen sie über eine Spalte. Bei uns bekommt jeder Kunde eine eigene Datenbank. Ein Fehler in einer Abfrage kann deshalb nicht die Daten eines anderen Unternehmens zeigen — es sind schlicht keine da.
Mandantentrennung
Wie eine Anfrage ihren Mandanten findet.
Die Trennung hängt nicht an einzelnen Abfragen, sondern an einer Stelle im Anmeldeweg: bevor ein Zugang geprüft wird, steht der Mandant fest — und die Benutzersuche ist auf diesen Mandanten begrenzt.
Die Module
Was in der Plattform steckt.
1Tool wird je Unternehmen zusammengestellt. Aktiv ist, was Sie brauchen — der Rest bleibt unsichtbar und lässt sich später dazunehmen.
Kontakte
Alle Beziehungen. An einem Ort.
Kunden, Ansprechpartner und der ganze Verlauf in einer Akte.
Verkaufschancen
Sehen, was kommt. Bevor es kommt.
Wer wo im Verkauf steht und was diesen Monat noch hereinkommt.
Angebote & Aufträge
Einmal schreiben. Nie wieder tippen.
Aus dem Angebot wird der Auftrag und daraus die Rechnung.
Preislisten
Jeder Kunde. Sein Preis.
Eigene Preise und Rabattstaffeln je Kunde oder Gruppe.
Newsletter
Einmal schreiben. Alle erreichen.
Mailings an ausgewählte Kontakte, mit Auswertung am Kontakt.
SMS
Kurz. Direkt. Gelesen.
Nachrichten an einzelne Kontakte oder ganze Listen.
Umfragen
Fragen stellen. Antworten behalten.
Fragebögen versenden, die Antworten landen beim Kontakt.
Rechnungen
Einfach erstellt. Schnell bezahlt.
Einzel-, Teil- und Sammelrechnungen, auch wiederkehrend.
E-Rechnung
Normgerecht. Ohne zweites Programm.
ZUGFeRD und XRechnung, das XML steckt im PDF.
Eingangsrechnungen
Beleg hochladen. Fertig.
Die Felder liest das System selbst aus dem Dokument.
Zahlungen & Mahnwesen
Geld kommt an. Sie sehen es.
Kontoumsätze zuordnen, offene Posten nachfassen.
Auswertungen
Zahlen, die stimmen. Sofort.
Umsatz, Deckung und Aufwand, ohne Export nach Excel.
Projekte
Von der Idee zum Abschluss.
Termine, Beteiligte, Budget und Stand an einem Ort.
Aufgaben
Nichts bleibt liegen.
Was zu tun ist, wer es macht und bis wann.
Boards
Arbeit, die man sieht.
Vorgänge in Spalten, vom Eingang bis zum Abschluss.
Zeiterfassung
Zeit erfasst. Sofort verrechnet.
Stunden auf Projekt und Leistung, verrechenbar oder nicht.
Ressourcenplanung
Wer wann wo ist.
Einsätze planen und sehen, wer noch frei hat.
Support-Tickets
Keine Anfrage geht unter.
Erfassen, zuordnen und nachvollziehbar erledigen.
Produkte
Ein Katalog. Alle Kanäle.
Artikel mit Varianten, Preisen und Beschreibungen.
Lager
Bestand, der stimmt.
Zu- und Abgänge, Inventur, Bewegungen je Artikel.
Onlineshop
Einfach verkaufen. Überall.
Bestellungen landen als Auftrag im selben System.
Gutscheine
Ausgeben. Einlösen. Übersicht.
Jederzeit sehen, was ausgegeben und was noch offen ist.
Buchungen
Frei oder belegt. Auf einen Blick.
Zimmer, Plätze oder Geräte reservieren und belegen.
Dokumente
Alles abgelegt. Alles gefunden.
Ordnerrechte und Suche über die Inhalte der Dateien.
Wiki
Wissen, das bleibt.
Anleitungen und Vorlagen, die jeder im Haus findet.
Chat
Reden, wo gearbeitet wird.
Nachrichten im Team, neben dem Vorgang statt daneben.
Kalender
Ein Kalender. Für alle.
Termine des Teams, verbunden mit Outlook, Apple und Google.
Kundenportal
Ihre Kunden sehen selbst nach.
Stand, Dokumente und Rechnungen, ohne Anruf bei Ihnen.
Bewerbermanagement
Vom Eingang zur Zusage.
Bewerbungen sammeln, bewerten und beantworten.
Urlaub & Zeiten
Anträge ohne Zettel.
Abwesenheiten beantragen, genehmigen und im Team sehen.
Veranstaltungen
Ausschreiben. Anmelden. Durchführen.
Anmeldungen laufen direkt über Ihre eigene Website.
Schulungen
Gelernt und nachgewiesen.
Unterlagen, Teilnahme und Prüfungen an einem Ort.
Dazu kommen Bereiche, die für einzelne Branchen gebaut wurden — Ärztemuster und Sponsorings im Pharmabereich, Leckortung, Fuhrpark und Werkstattanbindung, Prüfer- und Trainerportale. Was ein Kunde fachlich braucht, wird Teil derselben Plattform und nicht ein zweites System daneben.
Anbindung
Was mit 1Tool spricht.
ERP und Buchhaltung
- Systeme
- BMD, DATEV, SAP, RZL, Microsoft Dynamics
- E-Rechnung
- ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931
- Behörden
- FinanzOnline für die Umsatzsteuervoranmeldung
Anmeldung und Rechte
- Single Sign-on
- SAML 2.0, Microsoft 365
- Zwei-Faktor
- für Mitarbeiterkonten zuschaltbar
- Externe Kontakte
- Portalzugang über Passwort, SMS-Code oder Einmal-Link
Zahlung und Bank
- Zahlungsverkehr
- SEPA-Dateien für Überweisung und Lastschrift
- Kartenzahlung
- über einen Zahlungsanbieter
- Kontoumsätze
- werden geholt und offenen Rechnungen zugeordnet
Kommunikation und Website
- Nachrichten
- E-Mail, SMS, Telefonie, Videokonferenz
- Termine und Kontakte
- Outlook, Apple, Google
- Ihre Website
- Seminare, Shop-Artikel und Stellenanzeigen über die Schnittstelle
Ihre Website erreicht dabei nie die Datenbank, sondern nur die Schnittstelle — ein gekapertes Content-Management-System kommt an die Kundendaten damit nicht heran.
Für Ihre IT
Die Schnittstelle.
Zugriff
- Protokoll
- REST über HTTPS, Antworten als JSON
- Anmeldung
- Zugangs-Token je Benutzer, jederzeit widerrufbar
- Dokumentation
- OpenAPI-Beschreibung mit allen Endpunkten
- Versionen
- mehrere Fassungen laufen parallel
Abfragen
- Seiten
- höchstens 1000 Datensätze je Seite
- Sortierung und Filter
- je Liste dieselbe Grammatik
- Relationen
- verknüpfte Datensätze in derselben Antwort
- Grenzen
- kein CORS — Anbindungen laufen Server-zu-Server
Echtzeit und Automatisierung
- Ereignisse
- WebSocket statt Abfragen im Sekundentakt
- Webhooks
- ausgehende Aufrufe an Ihre Systeme, mit Protokoll
- Abläufe
- auslösbare Workflows und geplante Aufgaben
- Datenaustausch
- Import und Export über CSV, XML und JSON
Betrieb
- Datenhaltung
- ein eigenes Datenbankschema je Kunde
- Dateien
- nach Mandant getrennt abgelegt
- Protokoll
- Änderungen mit Benutzer und Zeitpunkt
- Standort
- europäische Rechenzentren
Betrieb und Sicherheit
Wo Ihre Daten liegen.
Eigene Datenbank
Jeder Kunde erhält eine eigene Datenbank. Daten verschiedener Unternehmen liegen nicht in denselben Tabellen.
Rollen und Rechte
Wer was sehen und ändern darf, wird je Rolle festgelegt — bis hinunter zu einzelnen Ordnern und Listen.
Nachvollziehbar
Änderungen an Datensätzen werden protokolliert. Wer wann was geändert hat, bleibt sichtbar.
Verschlüsselte Übertragung
Jede Verbindung zwischen Gerät und Plattform ist verschlüsselt — im Büro wie unterwegs.
Regelmäßige Sicherung
Der Datenbestand wird gesichert und ist im Ernstfall auf einen früheren Stand rückführbar.
Betrieb in Europa
Die Plattform läuft in europäischen Rechenzentren, nach europäischem Datenschutzrecht.
Passt das zu Ihrer Umgebung?
Wir gehen mit Ihrer IT durch, welche Systeme angebunden werden sollen und was das heißt. Für eine Anbindung richten wir einen Testzugang ein, damit niemand gegen Echtdaten entwickeln muss.
Lieber direkt? +43 3452 214 214












