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1Tool · Architektur

Ein System. Eine Datenbasis.

CRM, Angebote, Rechnungen, Projekte und Service in einer einzigen Anwendung — mit einer Datenbasis, einem Rechtesystem und einer Schnittstelle nach außen.

  • Eine eigene Datenbank je Kunde
  • Offene REST-Schnittstelle
  • Betrieb in Europa

Der Aufbau

Wie 1Tool aufgebaut ist.

Jeder Zugang — Browser, Desktop, Handy, Außendienst, Kundenportal — spricht dieselbe Schnittstelle. Es gibt keinen zweiten Weg an den Daten vorbei.

ZUGÄNGEWeb-Appim Browser, ohne InstallationDesktop-AppWindows · macOS · LinuxSmartphone-AppiOS · AndroidAußendienst-AppBerichte und Fotos vor OrtKundenportalfür Kunden und PartnerOutlook & ThunderbirdE-Mails beim Kunden ablegenalle Zugänge sprechen dieselbe Schnittstelle1Tool APIAnmeldung · Rollen & Rechte · ProtokollierungEine Plattform, eine DatenbasisAlle Module arbeiten auf denselben Kontakten, Belegen,Dokumenten und Terminen — ohne Abgleich, ohne Doppelpflege.Kunden & VertriebFinanzen & RechnungenProjekte & ServiceHandel & LagerWissen & ZusammenarbeitPersonal & TermineIM HINTERGRUNDDokumente & PDFAngebote, Rechnungen, BerichteBenachrichtigungenPush, E-Mail, ChatImport & ExportAbgleich mit FremdsystemenBelegerkennungliest EingangsrechnungenKI-AssistenzTexte, Angebote, AuswertungenAutomatische AbläufeErinnerungen, WiedervorlagennutztIHRE SYSTEMWELTERP & BuchhaltungBMD · DATEV · SAP · RZLAnmeldungSingle Sign-on, Microsoft 365Termine & KontakteOutlook, Apple, GoogleZahlung & BankZUGFeRD · SEPA · BankkontenKommunikationE-Mail, SMS, Telefonie, VideoWebsite & ShopFormulare, AnmeldungentauschtDaten ausliest & schreibtIhre eigene DatenbankJeder Kunde bekommt eine eigene Datenbank — keinegemeinsamen Tabellen, keine vermischten Daten.Dazu die Dateiablage für Dokumente, Fotos und Belege.
Was in der Web-App entsteht, liegt gleichzeitig in der App, im Portal und in der Auswertung. Angrenzende Systeme werden in beide Richtungen angebunden.

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Datenbank je Kunde

Ihre Daten liegen nicht neben denen anderer Firmen.

Die meisten Anbieter verwalten alle Kunden in denselben Tabellen und trennen sie über eine Spalte. Bei uns bekommt jeder Kunde eine eigene Datenbank. Ein Fehler in einer Abfrage kann deshalb nicht die Daten eines anderen Unternehmens zeigen — es sind schlicht keine da.

Mandantentrennung

Wie eine Anfrage ihren Mandanten findet.

Die Trennung hängt nicht an einzelnen Abfragen, sondern an einer Stelle im Anmeldeweg: bevor ein Zugang geprüft wird, steht der Mandant fest — und die Benutzersuche ist auf diesen Mandanten begrenzt.

ANFRAGEWEG1 · AnfrageZugangs-Token +Mandantenkennung2 · Mandant auflösenKennung → Datenbankdieses Kunden3 · Token prüfenBenutzersuche ist aufden Mandanten begrenzt4 · Zugriffnur auf die Datenbankdieses Mandanten5 · AntwortJSON +Protokolleintragunbekannte Kennung → 400fremder Mandant → 401
Die Grenze wird einmal zentral gezogen, nicht in jedem Endpunkt einzeln. Genau deshalb kann sie nicht an einer Stelle vergessen werden.

Die Module

Was in der Plattform steckt.

1Tool wird je Unternehmen zusammengestellt. Aktiv ist, was Sie brauchen — der Rest bleibt unsichtbar und lässt sich später dazunehmen.

  • Kontakte

    Alle Beziehungen. An einem Ort.

    Kunden, Ansprechpartner und der ganze Verlauf in einer Akte.

  • Verkaufschancen

    Sehen, was kommt. Bevor es kommt.

    Wer wo im Verkauf steht und was diesen Monat noch hereinkommt.

  • Angebote & Aufträge

    Einmal schreiben. Nie wieder tippen.

    Aus dem Angebot wird der Auftrag und daraus die Rechnung.

  • Preislisten

    Jeder Kunde. Sein Preis.

    Eigene Preise und Rabattstaffeln je Kunde oder Gruppe.

  • Newsletter

    Einmal schreiben. Alle erreichen.

    Mailings an ausgewählte Kontakte, mit Auswertung am Kontakt.

  • SMS

    Kurz. Direkt. Gelesen.

    Nachrichten an einzelne Kontakte oder ganze Listen.

  • Umfragen

    Fragen stellen. Antworten behalten.

    Fragebögen versenden, die Antworten landen beim Kontakt.

  • Rechnungen

    Einfach erstellt. Schnell bezahlt.

    Einzel-, Teil- und Sammelrechnungen, auch wiederkehrend.

  • E-Rechnung

    Normgerecht. Ohne zweites Programm.

    ZUGFeRD und XRechnung, das XML steckt im PDF.

  • Eingangsrechnungen

    Beleg hochladen. Fertig.

    Die Felder liest das System selbst aus dem Dokument.

  • Zahlungen & Mahnwesen

    Geld kommt an. Sie sehen es.

    Kontoumsätze zuordnen, offene Posten nachfassen.

  • Auswertungen

    Zahlen, die stimmen. Sofort.

    Umsatz, Deckung und Aufwand, ohne Export nach Excel.

  • Projekte

    Von der Idee zum Abschluss.

    Termine, Beteiligte, Budget und Stand an einem Ort.

  • Aufgaben

    Nichts bleibt liegen.

    Was zu tun ist, wer es macht und bis wann.

  • Boards

    Arbeit, die man sieht.

    Vorgänge in Spalten, vom Eingang bis zum Abschluss.

  • Zeiterfassung

    Zeit erfasst. Sofort verrechnet.

    Stunden auf Projekt und Leistung, verrechenbar oder nicht.

  • Ressourcenplanung

    Wer wann wo ist.

    Einsätze planen und sehen, wer noch frei hat.

  • Support-Tickets

    Keine Anfrage geht unter.

    Erfassen, zuordnen und nachvollziehbar erledigen.

  • Produkte

    Ein Katalog. Alle Kanäle.

    Artikel mit Varianten, Preisen und Beschreibungen.

  • Lager

    Bestand, der stimmt.

    Zu- und Abgänge, Inventur, Bewegungen je Artikel.

  • Onlineshop

    Einfach verkaufen. Überall.

    Bestellungen landen als Auftrag im selben System.

  • Gutscheine

    Ausgeben. Einlösen. Übersicht.

    Jederzeit sehen, was ausgegeben und was noch offen ist.

  • Buchungen

    Frei oder belegt. Auf einen Blick.

    Zimmer, Plätze oder Geräte reservieren und belegen.

  • Dokumente

    Alles abgelegt. Alles gefunden.

    Ordnerrechte und Suche über die Inhalte der Dateien.

  • Wiki

    Wissen, das bleibt.

    Anleitungen und Vorlagen, die jeder im Haus findet.

  • Chat

    Reden, wo gearbeitet wird.

    Nachrichten im Team, neben dem Vorgang statt daneben.

  • Kalender

    Ein Kalender. Für alle.

    Termine des Teams, verbunden mit Outlook, Apple und Google.

  • Kundenportal

    Ihre Kunden sehen selbst nach.

    Stand, Dokumente und Rechnungen, ohne Anruf bei Ihnen.

  • Bewerbermanagement

    Vom Eingang zur Zusage.

    Bewerbungen sammeln, bewerten und beantworten.

  • Urlaub & Zeiten

    Anträge ohne Zettel.

    Abwesenheiten beantragen, genehmigen und im Team sehen.

  • Veranstaltungen

    Ausschreiben. Anmelden. Durchführen.

    Anmeldungen laufen direkt über Ihre eigene Website.

  • Schulungen

    Gelernt und nachgewiesen.

    Unterlagen, Teilnahme und Prüfungen an einem Ort.

Dazu kommen Bereiche, die für einzelne Branchen gebaut wurden — Ärztemuster und Sponsorings im Pharmabereich, Leckortung, Fuhrpark und Werkstattanbindung, Prüfer- und Trainerportale. Was ein Kunde fachlich braucht, wird Teil derselben Plattform und nicht ein zweites System daneben.

Anbindung

Was mit 1Tool spricht.

  • ERP und Buchhaltung

    Systeme
    BMD, DATEV, SAP, RZL, Microsoft Dynamics
    E-Rechnung
    ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931
    Behörden
    FinanzOnline für die Umsatzsteuervoranmeldung
  • Anmeldung und Rechte

    Single Sign-on
    SAML 2.0, Microsoft 365
    Zwei-Faktor
    für Mitarbeiterkonten zuschaltbar
    Externe Kontakte
    Portalzugang über Passwort, SMS-Code oder Einmal-Link
  • Zahlung und Bank

    Zahlungsverkehr
    SEPA-Dateien für Überweisung und Lastschrift
    Kartenzahlung
    über einen Zahlungsanbieter
    Kontoumsätze
    werden geholt und offenen Rechnungen zugeordnet
  • Kommunikation und Website

    Nachrichten
    E-Mail, SMS, Telefonie, Videokonferenz
    Termine und Kontakte
    Outlook, Apple, Google
    Ihre Website
    Seminare, Shop-Artikel und Stellenanzeigen über die Schnittstelle

Ihre Website erreicht dabei nie die Datenbank, sondern nur die Schnittstelle — ein gekapertes Content-Management-System kommt an die Kundendaten damit nicht heran.

Für Ihre IT

Die Schnittstelle.

  • Zugriff

    Protokoll
    REST über HTTPS, Antworten als JSON
    Anmeldung
    Zugangs-Token je Benutzer, jederzeit widerrufbar
    Dokumentation
    OpenAPI-Beschreibung mit allen Endpunkten
    Versionen
    mehrere Fassungen laufen parallel
  • Abfragen

    Seiten
    höchstens 1000 Datensätze je Seite
    Sortierung und Filter
    je Liste dieselbe Grammatik
    Relationen
    verknüpfte Datensätze in derselben Antwort
    Grenzen
    kein CORS — Anbindungen laufen Server-zu-Server
  • Echtzeit und Automatisierung

    Ereignisse
    WebSocket statt Abfragen im Sekundentakt
    Webhooks
    ausgehende Aufrufe an Ihre Systeme, mit Protokoll
    Abläufe
    auslösbare Workflows und geplante Aufgaben
    Datenaustausch
    Import und Export über CSV, XML und JSON
  • Betrieb

    Datenhaltung
    ein eigenes Datenbankschema je Kunde
    Dateien
    nach Mandant getrennt abgelegt
    Protokoll
    Änderungen mit Benutzer und Zeitpunkt
    Standort
    europäische Rechenzentren

Betrieb und Sicherheit

Wo Ihre Daten liegen.

  • Eigene Datenbank

    Jeder Kunde erhält eine eigene Datenbank. Daten verschiedener Unternehmen liegen nicht in denselben Tabellen.

  • Rollen und Rechte

    Wer was sehen und ändern darf, wird je Rolle festgelegt — bis hinunter zu einzelnen Ordnern und Listen.

  • Nachvollziehbar

    Änderungen an Datensätzen werden protokolliert. Wer wann was geändert hat, bleibt sichtbar.

  • Verschlüsselte Übertragung

    Jede Verbindung zwischen Gerät und Plattform ist verschlüsselt — im Büro wie unterwegs.

  • Regelmäßige Sicherung

    Der Datenbestand wird gesichert und ist im Ernstfall auf einen früheren Stand rückführbar.

  • Betrieb in Europa

    Die Plattform läuft in europäischen Rechenzentren, nach europäischem Datenschutzrecht.

Passt das zu Ihrer Umgebung?

Wir gehen mit Ihrer IT durch, welche Systeme angebunden werden sollen und was das heißt. Für eine Anbindung richten wir einen Testzugang ein, damit niemand gegen Echtdaten entwickeln muss.

Lieber direkt? +43 3452 214 214