Avtomatizacija prodaje — kaj se v prodaji splača in kaj ostane ročno delo.

Avtomatizacija prodaje pomeni, da ponavljajoča se rutinska opravila v prodaji prepustite programski opremi: zajem in dodeljevanje povpraševanj, ustvarjanje nadaljnjih nalog, sprožanje opomnikov, pošiljanje standardnih sporočil, posodabljanje stanja. Cilj ni nadomestiti prodajalca, temveč mu dati čas za tisto, česar programska oprema ne zmore — poslušati, svetovati, se pogajati.

Kam dejansko gre čas v prodaji

Vprašajte svojo prodajno ekipo, koliko tedna preživi v pogovoru s strankami. Odgovor je običajno streznjujoč. Preostanek se porazdeli na:

• pretipkavanje povpraševanj iz e-pošte in kontaktnega obrazca,
• preverjanje, kdo je odgovoren za katero stranko,
• nastavljanje opomnikov in vzdrževanje ponovnih obravnav,
• sestavljanje ponudb iz predlog,
• obveščanje sodelavcev o sklenjenem poslu,
• pripravo poročil za prodajni sestanek.

Vsako od teh opravil je potrebno. A mnoga potekajo po stalnem vzorcu — in kar poteka po stalnem vzorcu, lahko prevzame pravilo.

Kaj se v prodaji dobro avtomatizira

Zajem potencialnih strank. Povpraševanje prek obrazca na spletni strani pristane neposredno kot stik v CRM-ju, z virom in časovnim žigom. Nikomur ga ni treba prenašati iz nabiralnika.

Dodeljevanje odgovornosti. Povpraševanja iz določene regije ali za določen izdelek samodejno gredo k odgovorni osebi.

Ustvarjanje nadaljnjih nalog. Ko je ponudba poslana, samodejno nastane naloga za ponovni stik po določenem številu dni.

Opomniki ob rokih. Ko ponudba poteče ali se bliža konec pogodbe, odgovorni pravočasno dobi opozorilo.

Nastavljanje stanja. Ko stranka sprejme ponudbo, se prodajna priložnost preklopi na »dobljeno« in projektna ekipa je obveščena.

Standardna sporočila. Potrdila o prejemu, potrdila terminov, opozorila na manjkajoče dokumente — besedila, ki so vsakič enaka.

Poročila. Pregled prodajnega lijaka in stanje prometa nastaneta iz podatkov, namesto da ju vsak teden ročno sestavljate.

Kaj naj ostane ročno delo

Prvi osebni pogovor. Avtomatizirano sporočilo lahko potrdi termin. Ne more pa ugotoviti, kaj stranka res potrebuje.

Pogajanja. Cena, obseg, plačilni pogoji — tu odloča izkušnja, ne pravilo.

Občutljive situacije. Reklamacije, zamude pri dobavi, zavrnitve. Samodejen odgovor tu hitro deluje hladno.

Negovanje odnosov s ključnimi strankami. Kdor sodi med najpomembnejše stranke, opazi, ali je klic oseben ali iz serije.

Osnovno pravilo: avtomatizirajte tisto, česar stranka ne pričakuje kot osebno pozornost. Vse drugo ostane pri ljudeh.

Kako delujejo pravila avtomatizacije

Skoraj vsaka avtomatizacija prodaje sledi istemu vzorcu iz treh delov:

Sprožilec. Zgodi se dogodek: polje se spremeni, rok poteče, ponudba je sprejeta.

Pogoj. Pravilo velja le v določenih primerih — na primer le pri naročilih nad določenim zneskom ali le za določeno ekipo.

Dejanje. Nekaj se zgodi: ustvari se naloga, pošlje se e-pošta, nastavi se stanje, vnese se termin.

Kdor razume ta vzorec, lahko večino postopkov v svoji prodaji sam opiše kot pravilo — tudi brez znanja programiranja.

Začnite s preprostimi pravili

Najpogostejša napaka pri avtomatizaciji prodaje je preveč naenkrat. Ducat pravil, ki se medsebojno sprožajo, po treh mesecih nihče več ne razume. Bolje:

1. Izberite eno rutino, ki se pogosto pojavlja in moti — na primer ponovni stik po ponudbah.
2. Opišite jo kot pravilo: sprožilec, pogoj, dejanje.
3. Nastavite in dva tedna opazujte. Deluje? So primeri, v katerih pravilo ne ustreza?
4. Dokumentirajte, katera pravila obstajajo in kdo je zanje odgovoren.
5. Šele nato naslednje pravilo.

Enkrat na leto preverite tudi vsa obstoječa pravila. Postopki se spreminjajo, odgovornosti se menjajo — in pravilo, ki dodeljuje sodelavki, ki že dolgo dela v drugem oddelku, naredi več škode kot koristi.

Trije primeri iz prakse

Veletrgovec. Če obstoječa stranka tri mesece ne naroči, samodejno nastane naloga za odgovornega terenskega prodajalca: pokliči in povprašaj. Kar se je prej opazilo šele pri letni analizi, se zdaj opazi pravočasno.

Agencija. Ko je sprejeta ponudba nad določenim zneskom, pravilo obvesti vodstvo in vnese termin za uvodni sestanek. Nikomur ni treba misliti na to, da obvesti sodelavce.

Inštalacijsko podjetje. Ko prek spletne strani pride povpraševanje za toplotno črpalko, samodejno gre k odgovornemu svetovalcu, potencialni kupec pa prejme potrdilo o prejemu z navedbo, kdaj lahko pričakuje povratni klic.

V vseh treh primerih pravilo ne nadomesti pogovora. Poskrbi le, da pogovor poteka ob pravem času.

Ne pozabite na varstvo podatkov

Za avtomatizirana sporočila strankam veljajo enaka pravila kot za ročno napisana. Kdor je povpraševal, sme biti kontaktiran v zvezi s tem. Za oglasna serijska sporočila stikom brez obstoječega razmerja je praviloma potrebna privolitev. Avtomatizacija pospeši pošiljanje — ne nadomesti pa preverjanja, ali je dovoljeno.

Avtomatizacija prodaje z 1Tool

V 1Tool avtomatizacije tečejo prek delovnih tokov: sprožilec — na primer spremenjeno polje, potekel rok ali sprejeta ponudba — pod določenimi pogoji vodi do dejanj, kot so »ustvari nalogo«, »pošlji e-pošto«, »nastavi stanje« ali »vnesi termin«. Mehanizem delovnih tokov je vključen v vsak 1Tool. Povpraševanja s spletne strani prek obrazcev za zajem potencialnih strank pristanejo neposredno v sistemu, upravljanje potencialnih strank pa samodejno opominja na ponovne klice in obravnave. Vodenje prodaje to poveže z nalogami, roki in prodajnim lijakom.

Pogosta vprašanja

Kakšna je razlika med avtomatizacijo prodaje in avtomatizacijo trženja?

Avtomatizacija trženja nagovarja veliko stikov hkrati, na primer z zaporedji e-novic. Avtomatizacija prodaje podpira delo na posameznih prodajnih priložnostih: naloge, opomnike, stanje, predaje.

Ali za avtomatizacijo prodaje potrebujem znanje programiranja?

Za preprosta pravila ne. Kdor zna opisati sprožilec, pogoj in dejanje, lahko večino postopkov v sodobnem CRM-ju nastavi sam.

Deluje avtomatizirana prodaja neosebno?

Le če avtomatizirate napačne stvari. Rutin v ozadju stranka ne opazi — opazi le, da nihče ne pozabi, da se oglasi.

S čim naj začne majhno podjetje?

S ponovnim stikom po ponudbah. To je korak, ki se v vsakdanu najpogosteje izgubi, pravilo zanj pa je preprosto.

Kdor želi rutine v prodaji prepustiti pravilom, ne da bi uvedel posebno orodje za avtomatizacijo, lahko 1Tool preizkusi brezplačno.