CRM v oblaku ali lokalno — kje naj teče vaš CRM.

CRM v oblaku ali lokalno — kaj je bolje? Za večino malih in srednjih podjetij je CRM v oblaku gospodarnejša in varnejša izbira, ker so delovanje, posodobitve in varnostne kopije v rokah ponudnika. Lokalna namestitev (on-premise) se splača predvsem, če imate lasten oddelek IT in tehtne razloge, da podatki ostanejo v hiši. Pri vprašanju CRM v oblaku ali lokalno torej ne gre toliko za tehniko kot za to, kdo lahko nosi katero odgovornost.

V čem se modela razlikujeta

Lokalno (on-premise) pomeni: programska oprema teče na strežnikih, ki so vaši ali jih sami najamete in upravljate. Običajno kupite licenco, namestite programsko opremo in skrbite za operacijski sistem, podatkovno bazo, varnostne kopije, protivirusno zaščito in posodobitve — ali pa za to najamete ponudnika IT storitev.

Oblak (pogosto imenovan tudi programska oprema kot storitev) pomeni: ponudnik upravlja programsko opremo v svojem podatkovnem centru. Do nje dostopate prek brskalnika ali aplikacije in plačujete mesečno na uporabnika. Posodobitve, varnostne kopije in razpoložljivost so vključene v ceno.

Vmes obstajajo mešane oblike: lastna instanca pri ponudniku, zasebni oblak pri ponudniku gostovanja, ki mu zaupate, ali korporacijska rešitev, nameščena pri stranki, ki jo proizvajalec vzdržuje na daljavo.

Stroški: nakup ali mesečna naročnina

Lokalna namestitev se na prvi pogled zdi cenejša, ker po nakupu licence navidez ni več stroškov. V izračunu pa običajno manjkajo strežniška strojna oprema, licence za operacijski sistem in podatkovno bazo, rešitev za varnostne kopije, elektrika, pogodbe o vzdrževanju in delovni čas za posodobitve. Po petih do sedmih letih je na vrsti nova strojna oprema.

Pri CRM v oblaku so te postavke vključene v mesečno naročnino. Stroški so predvidljivi, rastejo s številom uporabnikov in jih je po potrebi mogoče tudi zmanjšati. Za obrtno podjetje z osmimi sodelavci v pisarni je to praviloma preprostejši izračun.

Varnost in varstvo podatkov

Najpogostejši argument za lokalno namestitev se glasi: »Naši podatki ostanejo pri nas.« To drži — a strežnik v shrambi brez klimatizacije, nadzora dostopa in neodvisnega napajanja je redko varnejši od profesionalnega podatkovnega centra. Odločilno je, kdo nameša varnostne posodobitve, kako pogosto se varnostno kopira in ali je bila obnovitev kdaj sploh preizkušena.

Pri oblaku se vprašanje premakne: kje je podatkovni center, kdo sme dostopati do podatkov in katero pravo velja? Za podjetja v EU je ponudnik s strežniki v EU najpreprostejša pot do skladnosti z GDPR.

1Tool teče v dveh podatkovnih centrih v Avstriji, eden od njiju ima certifikat ISO/IEC 27001, podatki pa se šest tednov dnevno varnostno kopirajo. To je opisano v odgovorih o varstvu podatkov pri 1Tool (v nemščini).

Vzdrževanje, posodobitve in razpoložljivost

Lokalni CRM je tako aktualen, kot ga vzdržuje vaš ponudnik IT. V praksi v mnogih podjetjih tečejo različice, stare več let, ker posodobitev stane in nihče noče ogroziti prilagoditev.

CRM v oblaku se posodablja centralno. Nove funkcije, na primer asistenti z umetno inteligenco ali novi vmesniki, so na voljo vsem strankam, ne da bi kdo načrtoval namestitev. Slabost: sami ne odločate, kdaj se uporabniški vmesnik spremeni.

Dostop na terenu

Terenski prodajalci, monterji in vodje projektov na gradbišču potrebujejo podatke o strankah tam, kjer delajo. Pri CRM v oblaku je to običajno — zadoščata brskalnik ali aplikacija. Pri lokalni namestitvi so potrebni VPN, odprta vrata ali oddaljeni dostop, vsaka od teh rešitev pa je dodatna površina za napad.

Povezava z ERP, računovodstvom in spletno trgovino

CRM redko stoji sam. Naročila naj posreduje upravljanju blaga, račune računovodstvu, prevzema pa naj tudi naročila iz spletne trgovine. Sodobni sistemi v oblaku za to ponujajo odprte vmesnike. 1Tool ima na primer REST API za lastne povezave in pripravljene integracije za razširjene sisteme.

Prav v srednje velikih podjetjih je to pomembno, kadar je ERP že vzpostavljen. Kdor na primer uporablja SAP, zato ne potrebuje nujno SAP-ove lastne rešitve CRM: povezava SAP z vitkim CRM lahko izmenjuje podatke o strankah in naročilih, prodaja in podpora pa delata v sistemu, ki ustreza velikosti podjetja.

Kdaj je lokalna namestitev vseeno smiselna

Obstajajo dobri razlogi za lastno delovanje:

• Imate lasten oddelek IT, ki strežnike tako ali tako vzdržuje neprekinjeno.
• Pogodbene ali upravne zahteve določajo, da podatki ne smejo zapustiti hiše.
• CRM je tesno povezan s stroji ali proizvodnimi napravami v lokalnem omrežju.
• Delate na lokacijah z nezanesljivo internetno povezavo.

Če ne velja nobena od teh točk, malo govori za to, da bi upravljanje strežnikov postalo vaša naloga.

Preprost pripomoček za odločitev

Če niste prepričani, iskreno odgovorite na tri vprašanja. Prvič: kdo danes pri vas skrbi za strežnike, posodobitve in varnostne kopije — in koliko ur na mesec ima za to? Drugič: koliko vaših sodelavcev redno dela zunaj pisarne, pri strankah, na gradbišču ali od doma? Tretjič: ali obstaja konkretna zahteva, ki prepoveduje delovanje zunaj hiše, ali gre bolj za občutek?

Če je prvi odgovor skop, drugi »več« in tretji »bolj občutek«, je CRM v oblaku s strežniki v EU logična izbira. Kdor pa ima lastno ekipo IT in mora izpolniti stroge zahteve, naj resno preuči lokalno namestitev ali zasebno instanco — in izračuna skupne stroške za vsaj pet let.

Pogosta vprašanja

Ali je CRM v oblaku skladen z GDPR?

To je odvisno od ponudnika. Bodite pozorni na strežnike v EU, pogodbo o obdelavi osebnih podatkov in jasna pravila, kdo sme dostopati do vaših podatkov.

Kaj se zgodi z mojimi podatki, če zamenjam ponudnika v oblaku?

Resni ponudniki omogočajo izvoz podatkov. Pred podpisom pogodbe preverite, v kakšni obliki ter ali so vključeni dokumenti in zgodovina.

Ali je lokalna namestitev hitrejša?

V lokalnem omrežju se lahko zdi tako. Za sodelavce zunaj pisarne je rešitev v oblaku običajno hitrejša, ker odpade ovinek prek VPN.

Ali lahko pozneje z lokalne namestitve preidem v oblak?

Da, to je klasična migracija podatkov. Najbolje uspe, če priložnost izkoristite tudi za čiščenje starih podatkov.

Če želite videti, kako je videti CRM v oblaku s strežniki v Avstriji v vašem podjetju, si pri 1Tool oglejte pregled programske opreme CRM.