Programska oprema CPQ — od želje stranke do pravilne ponudbe, brez računskih napak.

Programska oprema CPQ pomeni Configure, Price, Quote (sestavi, oceni, ponudi): prodaji pomaga izdelek ali storitev ustrezno sestaviti, izračunati pravilno ceno z vključenimi popusti in iz tega pripraviti dokončano ponudbo. Za podjetja z veliko različicami ali cenami po meri stranke to občutno skrajša čas priprave ponudbe in prepreči, da bi odšle ponudbe z napačnimi cenami ali nemogočimi kombinacijami.

Trije deli CPQ

Configure — sestaviti

Prodaja izbere, kar stranka potrebuje: artikle, možnosti, dodatke, storitve. Konfigurator zagotovi, da se združi le tisto, kar se ujema — na primer, da se k ogrevalni napravi izbereta ustrezen hranilnik in ustrezni priključki.

Price — izračunati

Iz izbire nastane cena: cenik, popust za stranko, količinska lestvica, pribitek, davek. Sem spada tudi vprašanje, koliko manevrskega prostora ima posamezni prodajalec in od kdaj je potrebna odobritev.

Quote — ponuditi

Na koncu je dokument v celostni podobi podjetja, z vsemi postavkami, pogoji in besedili, pripravljen za pošiljanje kot PDF. V idealnem primeru ga je mogoče spremljati: poslano, odprto, podpisano, zavrnjeno.

Kdaj se programska oprema CPQ splača

Konfiguratorja izdelkov ne potrebuje vsako podjetje. Agenciji, ki ponuja štiri pakete, povsem zadoščajo dobre predloge ponudb. Programska oprema CPQ se splača predvsem, če:

• je veliko različic izdelkov ali možnosti,
• imajo stranke različne cene ali popuste,
• naj terenska prodaja ponudbe pripravlja pri stranki,
• so napake v ponudbah že stale denar,
• je priprava ponudb odvisna od nekaj strokovnjakov.

Primer iz veleprodaje: prodajalec mora stalni stranki s posebnimi pogoji ponuditi petdeset postavk. Brez sistema išče cene v ceniku, popuste računa na pamet in razpoložljivost preverja po telefonu s skladiščem. S povezanim sistemom cene, popust stranke in zaloga pridejo samodejno.

Kaj mora potek ponudb zmoči za mala podjetja

Za večino malih in srednjih podjetij ozko grlo ni zapleten konfigurator s pravili, temveč osnova: čisti podatki o izdelkih, jasne cene in ponudba, ki nastane brez prepisovanja. Najpomembnejše funkcije:

Izdelki na enem mestu. Artikli in storitve se vzdržujejo enkrat in so na voljo v ponudbi, naročilu in računu. Osrednje upravljanje izdelkov prepreči dvojno vodenje podatkov.

Ponudba iz stika. Podatki o stranki, naslov za dostavo in račun so že tam, postavke pridejo iz seznama izdelkov. Popust, pribitek in davek sistem izračuna sam.

Predloge. Glava, noga, logotip in spremno besedilo se določijo enkrat. Vsaka ponudba je videti enako, tudi če jo napiše nov sodelavec.

Viden prispevek za kritje. Kdor pred popustom vidi, kaj ostane, se pogaja drugače.

Ponavljajoče se postavke. Pogodbe o vzdrževanju ali naročnine je mogoče ponuditi kot mesečne ali letne postavke.

Te točke pokriva upravljanje ponudb, ki je povezano s stiki, izdelki in računi: ko stranka potrdi, iz ponudbe nastane naročilo, ne da bi bilo treba podatke vnašati znova.

Pogosto podcenjena točka je pregled po tem. Ko so vse ponudbe s fazo, zneskom in pristojnim prodajalcem na enem mestu, vodja prodaje vidi, kje je treba poklicati nazaj in koliko obsega je odprtega v tekočem mesecu — brez Excelovega seznama, ki bi ga moral nekdo vzdrževati.

Ponudbe pri stranki

Na terenu pogosto odloči trenutek. Če lahko prodajalec ponudbo pripravi že na sestanku, jo s stranko pregleda in jo da podpisati, odpade ovinek prek pisarne. Pri mobilnem vnosu naročil vnaprej določite, do katerega najvišjega popusta lahko terenska prodaja odloča sama; stranka lahko ponudbo podpiše neposredno na pametnem telefonu ali tablici.

CPQ koncerna ali integrirano upravljanje ponudb?

Veliki ponudniki, med njimi SAP, ponujajo lastne rešitve CPQ, povezane z ERP koncerna. Zgrajene so za proizvajalce s tisoči konfiguracijskih pravil, večstopenjskim določanjem cen in mednarodnimi prodajnimi organizacijami. Uvedba pomeni modeliranje pravil, gradnjo vmesnikov in preslikavo postopkov odobritve.

Za srednje podjetje je večji vzvod običajno integrirano upravljanje ponudb v CRM: isti podatki o izdelkih in strankah, brez vmesnika med ponudbo in računom, prilagoditve brez programiranja. Če je SAP določen kot ERP, lahko integracija SAP prenese naročila iz CRM v SAP.

Kako pripravite uvedbo

Preden izberete programsko opremo, se splača pregledati zadnjih dvajset ponudb. Koliko časa je trajala vsaka? Koliko postavk je imela? Kako pogosto jo je bilo treba naknadno popraviti — in zakaj? Ta vaja hitro pokaže, ali je vaše ozko grlo v sestavljanju, v določanju cen ali preprosto v pisanju in pošiljanju.

Iz tega izhaja, kaj mora programska oprema zmoči. Izdelovalec oken z veliko izdelki po meri potrebuje konfiguracijska pravila. Ponudnik IT-storitev s pogodbami o vzdrževanju potrebuje ponavljajoče se postavke in čiste predloge. Trgovec na debelo potrebuje cene strank in zalogo v ponudbi. Kdor to ve vnaprej, primerja ponudnike glede na lastne zahteve, ne glede na sezname funkcij.

Tipične napake pri uvedbi

Nepopolni podatki o izdelkih. Konfigurator je le tako dober kot podatki o artiklih za njim. Najprej uredite cene, enote in opise.

Preveč pravil naenkrat. Začnite z najpogostejšimi kombinacijami in posebne primere dodajte pozneje.

Popusti brez meja. Brez določenega manevrskega prostora postane vsaka ponudba pogajanje z lastno prodajo.

Ni ponovnega stika. Hitra ponudba ne pomaga veliko, če potem nihče ne pokliče. Faze ponudb in opomniki spadajo zraven.

Pogosta vprašanja

Kaj pomeni CPQ?

Configure, Price, Quote — torej sestaviti, oceniti in ponuditi. Gre za programsko opremo, ki ta tri koraka v prodaji poveže.

Je CPQ samo za industrijska podjetja?

Ne. Koristi imajo tudi obrt, trgovina in storitvena podjetja, takoj ko cene, popusti ali različice redno vodijo v napake ali zamude.

Ali za to potrebujem lasten sistem?

Za mala in srednja podjetja običajno ne. Modul za ponudbe v CRM, ki dostopa do izdelkov, strank in računov, pokrije večino potreb.

Kako hitro naj bo ponudba pri stranki?

Tako hitro, kot stranka pričakuje — v dvomu v nekaj delovnih dneh. Kdor prvi dostavi popolno ponudbo, ima prednost.

Sklep

Programska oprema CPQ ni sama sebi namen. Odločilno je, da ponudbe nastajajo hitro, pravilno in enotno. 1Tool za to povezuje izdelke, stranke, ponudbe in račune na eni platformi — tudi mobilno pri stranki.