CRM in vodenje projektov — kako iz naročila nastane projekt, ne da bi se kaj izgubilo.

CRM in vodenje projektov v enem sistemu pomeni, da odnos s stranko in izvedbo projekta vodite skupaj. Prodajna priložnost, ponudba, naročilo in projekt, ki iz njega nastane, so vezani na isto stranko — z istimi podatki, istimi dogovori in proračunom, ki ga je mogoče slediti od ponudbe do končnega računa.

Kje se v projektnem poslu zatika

Ne glede na to, ali gre za mizarstvo, projektivni biro, ponudnika IT-storitev ali agencijo: vzorec je povsod podoben. Prodaja vodi pogovore, napiše ponudbo, se pogaja in pridobi naročilo. Nato vse skupaj potuje k vodji projekta — pogosto kot posredovano e-sporočilo s PDF-jem v prilogi.

Pri tem se redko izgubi sama ponudba. Izgubijo se podrobnosti okoli nje:

• obljuba v pogovoru, da se montaža ne začne pred sredino meseca,
• opozorilo stranke, da je dostop do gradbišča mogoč le dopoldne,
• interna kalkulacija, iz katere je ponudba nastala,
• kontaktna oseba, ki dejansko odloča.

Projektna ekipa torej začne z manj znanja, kot ga ima prodaja. Posledice pridejo kasneje: vprašanja stranki, na katera je že odgovorila, termini, ki ne ustrezajo, in proračun, ki ga nihče več ne primerja s prvotno ponudbo.

Zakaj ločeni sistemi vrzel povečajo

Mnoga podjetja delajo s CRM-jem za prodajo in posebnim orodjem za projekte. Zraven je še tretji program za beleženje časa in četrti za račune. Vsak od njih deluje sam zase. Težava so prehodi.

Med ločenimi sistemi se podatki pretipkavajo, izvažajo ali pa se sploh ne prenesejo. Kdor v projektu želi vedeti, kaj je bilo dogovorjeno v prodaji, mora nekoga vprašati. Kdor želi na koncu obračunati, išče ure v preglednici in ponudbo v mapi.

Neprekinjena pot: od priložnosti do računa

Ko sta prodaja in projekt na isti platformi, je potek takšen:

1. Prodajna priložnost. Oglasi se potencialni kupec. V CRM-ju nastane prodajna priložnost s fazo, virom in pričakovanim obsegom. Zapiski pogovorov in e-pošta so vezani na stik.

2. Ponudba. Iz priložnosti nastane ponudba s postavkami, popusti in kalkulacijo. Shranjena je pri stranki in pri priložnosti — vsak v ekipi jo najde.

3. Naročilo. Ko stranka potrdi, iz ponudbe nastane naročilo, ne da bi postavke vnašali znova.

4. Projekt. Za naročilo se odpre projekt. Pozna stranko, ponudbo in zgodovino. Vodja projekta na prvi pogled vidi, kaj je bilo obljubljeno.

5. Čas in stroški. Med izvedbo sodelavci beležijo svoj čas neposredno na projekt. Proračun iz ponudbe stoji nasproti dejanskemu vložku.

6. Obračun. Zabeležene storitve se prenesejo v račun. Iz računa je mogoče slediti, na kateri ponudbi temelji.

Razlika ni v tem, da bi bil vsak korak nov. Razlika je v tem, da se med koraki nič ne pretipkava in da nihče ni odvisen od spomina sodelavca.

Kaj od tega ima vodja projekta

Popoln začetek. Vodja projekta začne z vsem, kar ve prodaja, ne s povzetkom.

Proračun pod nadzorom. Ko se čas sproti knjiži na projekt, je grozeče prekoračenje vidno zgodaj — ne šele pri končnem računu.

En sogovornik za stranko. Kdor pokliče stranko, vidi celotno zgodbo: prvotni pogovor, ponudbo, odprte točke v projektu.

Boljša kalkulacija naslednjič. Kdor ve, koliko ur so podobni projekti dejansko vzeli, naslednjo ponudbo kalkulira bolj realno.

Primer: mizarstvo s kuhinjskimi projekti

Mizarstvo načrtuje in izdeluje kuhinje. Prodaja s stranko opravi tri pogovore, izmeri prostor in pripravi ponudbo z različicami. Stranka se odloči za srednjo različico, želi pa druge ročaje in dobavo šele po pleskanju.

Če so zapiski pogovorov, izmere in ponudba pri stranki v CRM-ju, vodja delavnice ob začetku projekta vidi vse, kar potrebuje: izbrano različico, spremenjene ročaje, želeni rok dobave. Monter ve, da lahko na lokaciji začne šele po pleskanju. Pri končnem računu pa je jasno, katere postavke izvirajo iz ponudbe in katere dodatne storitve so prišle zraven.

Brez te povezave bi bila vsaka od teh informacij dodatno vprašanje — prodajalcu, ki ravno sedi pri naslednji stranki, ali stranki sami, ki se upravičeno sprašuje, zakaj mora vse povedati dvakrat.

CRM in vodenje projektov v 1Tool

V 1Tool so CRM, ponudbe, projekti, beleženje časa in računi del iste platforme. Upravljanje ponudb vodi ponudbo skozi faze do naročila in naprej do dobavnice in računa, ne da bi podatke vnašali znova. Programska oprema za vodenje projektov projekte neposredno poveže s stranko ali naročilom ter za načrtovanje ponuja načrt virov in gantograme. Prek beleženja časa na projektu vsaka ura pristane na pravem projektu — kot osnova za nadzor proračuna in obračun.

Na kaj pazite pri uvedbi

Določite točko predaje. V kateri fazi iz priložnosti nastane projekt? Ob prejemu naročila, ob avansu, ob podpisu pogodbe? Določite to.

Obvezna polja za predajo. Katere informacije mora prodaja zabeležiti, preden se projekt začne? Kontaktna oseba, datum začetka, posebnosti na lokaciji.

Beleženje časa od začetka. Kdor čas knjiži šele od polovice projekta naprej, kasneje primerja jabolka s hruškami.

Naknadna kalkulacija naj postane navada. Po vsakem zaključenem projektu na kratko primerjajte: ponudba proti dejanskemu vložku. To je najboljše usposabljanje za naslednjo ponudbo.

Pogosta vprašanja

Ali malo podjetje potrebuje CRM in vodenje projektov v enem?

Prav mala podjetja imajo od tega največ, ker iste osebe prodajajo in izvajajo. Skupen sistem jim prihrani, da iste podatke vzdržujejo dvakrat.

Kakšna je prednost pred čistim projektnim orodjem?

Čisto projektno orodje stranke skoraj ne pozna. Ne ve ničesar o ponudbi, prejšnjih naročilih ali odprtih računih. V povezanem sistemu je vse to oddaljeno en klik.

Kdaj naj iz prodajne priložnosti nastane projekt?

Ko je naročilo zavezujoče. Za pripravljalna dela — na primer ogled — je lahko projekt smiseln tudi prej, da se vložek ne izgubi.

Ali je rešitev mogoče povezati z obstoječim računovodstvom?

1Tool ponuja vmesnike na primer za BMD, RZL in DATEV. Kateri ustreza v posameznem primeru, je odvisno od vašega računovodstva.

Kdor prodaje in projekta ne želi več povezovati s posredovanimi e-sporočili, bo v 1Tool našel platformo, ki oboje združi.