Prodajno poročanje — manj prosojnic, več odgovorov.

Prodajno poročanje pomeni redno in sledljivo prikazovati, kje stoji prodaja: kaj je v prodajnem lijaku, kaj je sklenjeno, kaj je zaračunano in kje se zatika? Dobra poročila ne nastanejo v Excelu ob koncu meseca, temveč neposredno iz CRM — ker so tam prodajne priložnosti, ponudbe in računi tako ali tako zabeleženi. Odločilno je, da ima vsako poročilo pred očmi določeno osebo in določeno odločitev.

Zakaj mnogih prodajnih poročil nihče ne bere

Večina podjetij nima težave s premalo številkami. Težavo imajo s poročili, ki pridejo prepozno, pokažejo preveč in nimajo jasnega namena.

Značilen je mesečni pregled, za katerega nekdo v notranji prodaji dva dni zbira številke iz različnih virov. Ko je končan, je mesec mimo in nihče ne more več ukrepati. Prav tako značilna je nadzorna plošča z dvajsetimi ploščicami, ki je bila po uvedbi odprta dvakrat.

Uporabno prodajno poročanje sledi trem načelom: pride samodejno, prilagojeno je ciljni skupini in vodi k dejanju.

Tri ciljne skupine, tri poročila

Vodstvo

Vodstvo potrebuje širšo sliko, ne vsake prodajne priložnosti. Značilna vprašanja: ali bomo dosegli četrtletni cilj? Kako se razvija prihodek v primerjavi s prejšnjim letom? Koliko je zaračunanega in koliko od tega plačanega? Eno poročilo na mesec, ena stran, malo številk s primerjalno vrednostjo.

Računovodsko poročilo v 1Tool letne prihodke prikaže grafično ter primerja plačane in odprte račune. Tako vprašanje „Kaj je dejansko prišlo?" stoji ob vprašanju „Kaj je bilo prodano?".

Vodja prodaje

Vodja prodaje upravlja tedensko. Njegova vprašanja: katere prodajne priložnosti so v kateri fazi? Kje ponudba že tedne čaka brez odziva? Kateri sodelavec potrebuje podporo? Tu je prodajni lijak osrednje orodje — razčlenjen po fazah, odgovornih osebah in pričakovanem datumu sklenitve.

V modulu prodajnih priložnosti 1Tool faze in vire določite sami, poročila o prihodkih in prodajne cilje pa je mogoče spremljati po sodelavcu, prodajnem partnerju ali izdelku.

Teren in prodajalci

Posamezni prodajalec ne potrebuje poročila, temveč delovni seznam: katere stranke moram ta teden poklicati? Katere ponudbe potekajo? Kje je moj osebni cilj? Ta pogled naj deluje na telefonu in naj bo zjutraj prebran v eni minuti.

Kako je zgrajena dobra nadzorna plošča

Malo kazalnikov. Pet do sedem na nadzorno ploščo je dovolj. Če je vse pomembno, ni nič pomembno.

Vedno s primerjavo. Številka sama pove malo. Šele primerjava s ciljem, prejšnjim mesecem ali prejšnjim letom jo naredi berljivo.

Branje od zgoraj navzdol. Zgoraj odgovor na glavno vprašanje, spodaj podrobnosti, ki ga pojasnijo.

Klik do zapisa. Kdor vidi, da je neka faza nenavadno polna, želi z enim klikom videti zadevne prodajne priložnosti — ne pa naročiti nove analize.

Enake opredelitve za vse. Kaj velja za sklenitev: potrditev naročila ali račun? Kdaj je potencialna stranka kvalificirana? Brez skupnih pojmov se ekipa prepira o številkah namesto o strankah.

Ponudbe kot zgodnje opozorilo

Podcenjen del prodajnega poročanja so odprte ponudbe. Prej kot katero koli poročilo o prihodkih pokažejo, ali bodo naslednji meseci dobri. Pregled, ki prikaže vsoto vseh odprtih ponudb po fazi in prodajalcu, je za mnoga mala podjetja povednejši od zapletene napovedi.

V upravljanju ponudb 1Tool vsak filtriran pregled prikaže vsoto ponudb, na primer vseh ponudb ene faze ali enega sodelavca v tem mesecu. Pokritje lahko prikažete kot svoj stolpec — tako ne vidite le, koliko je bilo ponujenega, temveč tudi, koliko od tega ostane.

Kakovost podatkov je odločilna

Vsaka nadzorna plošča je le tako dobra kot podatki pod njo. Tri navade naredijo razliko:

1. Zaključujte prodajne priložnosti. Dobljeno ali izgubljeno, z razlogom. Odprti mrtvi zapisi popačijo vsak lijak.
2. Vzdržujte datum sklenitve. Datum v preteklosti pri odprti priložnosti je opozorilni znak.
3. Povežite ponudbo in račun. Če račun nastane iz ponudbe, se prodane in zaračunane številke ujemajo.

Ritem namesto enkratne akcije

Poročanje deluje šele z rednostjo. Preizkušen ritem za mala in srednja podjetja:

• Dnevno: delovni seznam za vsakega prodajalca.
• Tedensko: 30 minut pregleda prodajnega lijaka, en pogled, vedno isti.
• Mesečno: ena stran za vodstvo s prihodkom, doseganjem ciljev in odprtimi postavkami.
• Četrtletno: pregled izgubljenih priložnosti in njihovih razlogov.

Pogoste napake pri prodajnem poročanju

Zamenjevanje aktivnosti z uspehom. Število klicev ali obiskov pove malo o tem, ali prodaja dela dobro. Koristno je za razumevanje vzrokov, ne kot cilj sam po sebi. Kdor nagrajuje klice, dobi klice — ne nujno naročil.

Preveč poročil. Vsako novo vprašanje vodstva postane lastno poročilo, ki potem teče vsak mesec, čeprav ga nihče več ne potrebuje. Enkrat na leto črtajte poročila, ki ne podpirajo več nobene odločitve.

Številke brez pogovora. Poročilo, ki je poslano po e-pošti in nikoli obravnavano, ne spremeni ničesar. Tedenski pregled prodajnega lijaka je pomembnejši od katerega koli grafikona.

Utežene napovedi brez izkušenj. Verjetnosti po fazah zvenijo natančno. Če so ocenjene in ne izpeljane iz lastnih sklenitev, ustvarjajo navidezno natančnost. Vrednosti naj nekaj mesecev tečejo vzporedno, nato jih primerjajte s tistim, kar je bilo dejansko sklenjeno.

Različni viri. Če prodaja svoje številke jemlje iz CRM, računovodstvo pa iz finančne programske opreme, obstajata dve resnici. Razjasnite, katera številka velja v katerem poročilu.

Pogosta vprašanja

Kaj sodi v prodajno poročanje?

Najmanj prodajni lijak po fazah, sklenitve v obdobju, doseganje ciljev in zaračunani prihodek. Glede na ciljno skupino se dodajo odprte ponudbe, razlogi za izgubljena naročila in aktivnosti.

Excel ali CRM za prodajna poročila?

Excel je primeren za enkratne analize. Za tekoče poročanje je CRM boljši, ker so številke aktualne brez ročnega izvoza.

Kako pogosto analizirati prodajne številke?

Prodajni lijak tedensko, prihodek in doseganje ciljev mesečno. Pomembnejše od pogostosti je, da je termin določen in se ga držite.

Kdo naj bo odgovoren za prodajno poročanje?

Vodja prodaje s podporo notranje prodaje. Same podatke vsak prodajalec vzdržuje za svoje stranke.

Zaključek

Dobro prodajno poročanje je nespektakularno: malo številk, stalen ritem, jasna odgovornost. Če so prodajne priložnosti, ponudbe in računi v enem sistemu, nastane skoraj mimogrede. Kako to izgleda v orodju 1Tool, prikazuje stran o vodenju prodaje — ali pa vam pokažemo na vaših lastnih podatkih.